Come creare Liste di distribuzione, chiamate anche Gruppi.
Quando si usa la posta elettronica in modo massiccio, per esempio in un ufficio, e i contatti cui inviare la posta sono tanti, oppure, se si volesse creare una newsletter direttamente all’interno del proprio browser di posta, per alcuni programmi è possibile utilizzare le liste di distribuzione. Esse consistono nel creare dei gruppi di contatti ai quali diamo un nome e quando vogliamo inviare una email a tutti quelli che fanno parte del gruppo, non ci dobbiamo preoccupare di ricordare o scegliere tutti i nominativi, ma basta digitare nel campo apposito, A, CC o CCN, il nome del gruppo.
Come sicuramente vi renderete conto, essendo ogni gruppo di contatti formato da un insieme di contatti, un gruppo ci consente di semplificare moltissimo l’invio della posta elettronica.
Quando si utilizzano gruppi di contatti, la prima cosa da tener presente, se inseriamo il gruppo nei campi A oppure CC, tutti gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari sono visibili a tutti i componenti del gruppo. Se vogliamo far si che nessuno dei componenti del gruppo venga a conoscenza degli indirizzi email degli altri componenti, il nome del gruppo lo dobbiamo inserire nel campo CCN.
I gruppi di contatti sono concepiti per essere utilizzati in alcuni browser di posta e vengono generalmente denominati liste di distribuzione. Vediamo come si genera un gruppo di contatti in Outlook, procedura che ora deve tener conto che molti provider di posta non consentono di inviare una email a più di 50 indirizzi.
Premessa: prima di inoltrarci nella procedura di creazione della lista di distribuzione, premendo insert più V, apriamo le impostazioni rapide di Jaws ed attiviamo, se non fossero attivati, i menu ribbon, attivando con barra spazio l’apposita casella che raggiungiamo premendo freccia giù.
Per la creazione di un Gruppo di Contatti, stando in una delle finestre di Microsoft Outlook, facciamo come segue:
1. Premiamo control più shift più B, per aprire la rubrica di Microsoft Outlook.
2. Premiamo tab e dovremmo essere sull’elenco di tutti i nostri contatti. Se non fosse così, premiamo tab fino a trovare Altre colonne e con le frecce, trovare solo nome. Premere tab fino a spostarsi sulla lista dei contatti.
3. Apriamo la barra dei menu con alt, freccia giù fino a nuova voce… e premiamo invio. Con freccia giù, scegliamo Nuovo gruppo di contatti e premiamo invio.
4. Si apre un campo editazione e ci viene chiesto di digitare il nome. digitiamo il nome da dare alla lista di distribuzione. Per esempio, lista amici.
5. Premendo invio, viene confermato il nome della lista di distribuzione e con il tasto tab ci possiamo spostare tra due campi, il nome della lista e la lista degli elementi in essa contenuti. Quest’ultima è vuota, perché non abbiamo ancora inserito al suo interno dei contatti.
6. Avendo attivato i menu ribbon nelle impostazioni rapide di Jaws, con alt apriamo la barra dei menu e premiamo due volte freccia sinistra per essere certi di stare nella barra e poter scegliere l’etichetta di menu giusta. Dopo aver premuto due volte freccia sinistra, con le frecce orizzontali si possono selezionare una alla volta, tutte le etichette della barra dei menu ribbon e qualche pulsante.
7. Con freccia sinistra, cerchiamo l’etichetta di menu Gruppo di contatti tab.
8. Premiamo freccia giù fino a trovare azioni sottomenu. Siamo su salva e chiudi. Premiamo invio e la lista di distribuzione vuota è stata creata.
9. Siamo nella cartella contatti e selezioniamo la lista amici appena creata. Premiamo invio e vengono mostrati a schermo due campi: Nome lista e lista dei componenti aggiunti che è ancora vuota. Ci possiamo spostare tra i due campi con tab.
10. Premiamo tab e ci spostiamo sulla lista vuota. Premiamo il tasto alt e subito due volte freccia sinistra. Con le frecce orizzontali, cerchiamo Gruppo di contatti tab.
11. Premiamo freccia giù, fino a trovare membri sottomenu. Premiamo freccia destra per entrare nel sottomenu. Siamo su aggiungi membri , popup, ha un sottomenu, e premiamo invio.
12. Si apre il menu, con le frecce verticali scegliamo la voce dalla rubrica e premiamo invio.
13. Si apre la lista della nostra rubrica e con tab ci spostiamo sulla lista dei contatti da dove, con le frecce, scegliamo il primo dei nomi che vogliamo aggiungere alla lista di distribuzione che stiamo creando. Premiamo invio per aggiungerlo alla lista.
14. Continuiamo a scorrere la lista e per ogni elemento che vogliamo aggiungere alla lista di distribuzione, premiamo invio. Qualche volta, la lista si potrebbe chiudere. Con freccia giù la possiamo riaprire e scorrerla con freccia giù, aggiungendo altri contatti sempre con invio.
15. Terminato l’aggiunta dei contatti alla lista, premiamo tab fino al pulsante OK e premiamo invio.
16. Si chiude la finestra e siamo di nuovo sui due campi: nome lista ed elenco dei componenti della lista di distribuzione. Ci spostiamo con tab sulla lista dei componenti che ora ha al suo interno i contatti che abbiamo aggiunto e che possiamo scorrere con le frecce verticali.
17. Qualora ne avessimo dimenticato qualcuno, ripetiamo i passi precedenti da 10 a 16 e aggiungiamo i contatti mancanti.
18. Se abbiamo aggiunto qualche contatto in più, basta selezionarlo nella lista, premere il tasto alt, dovremmo già essere nel sottomenu membri, del menu ribbon Gruppo di contatti, quindi, premiamo freccia giù fino a rimuovi e premiamo invio. Se non fossimo nel menu indicato, premere di nuovo due volte freccia sinistra, andiamo su Gruppo di contatti tab, freccia giù fino a membri sottomenu, freccia destra e poi freccia giù fino a rimuovi, premiamo invio e cancelliamo il contatto. Per fare prima, premiamo canc.
19. Terminato di comporre la lista, quando siamo sicuri di aver terminato, premiamo alt, freccia sinistra due volte, andiamo su Lista di distribuzione tab, premiamo freccia giù fino ad azioni sottomenu, freccia destra per aprire il sottomenu, siamo su salva e chiudi e premiamo invio per il salvataggio della lista. Se vogliamo fare prima, basta premere escape, ci viene chiesto se vogliamo salvare, è già posizionato su Si, premiamo invio e salviamo.
20. Per usare la lista, basta aprire un nuovo messaggio con control più N, premere tab fino al campo CCN, scriviamo il nome della lista, nel nostro caso Lista Amici, completiamo il messaggio e lo inviamo con control più invio.
Nota bene:
– Per aggiungere o cancellare elementi dalla lista di distribuzione, basta ripetere i passi sopra indicati.
– Il numero di elementi che una lista di distribuzione può contenere, anche se consistente, è limitato. Non si possono utilizzare per l’invio di un messaggio non più di 99 indirizzi e qualche gestore addirittura consente di inviare a non più di 49 indirizzi.
– Se i componenti da utilizzare per una lista di distribuzione sono più di 99, creare tante liste, in modo che ognuna deve contenere non più degli elementi concessi. In questo caso, se, per esempio le liste sono tre, bisogna inviare tre messaggi identici, utilizzando per esempio, lista amici 1, lista amici 2 e lista amici 3. Se i membri aumentano, si aggiungono altre liste seguendo la numerazione per non imbrogliarsi.
– Se si cancella una lista, i contatti vengono cancellati solo dalla lista di distribuzione e non dalla lista contatti.
Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it
