Autore: nunziante

Salvare un messaggio sul disco come file.

Per salvare un messaggio come file, facciamo come segue:

a. Si apre il menu file con alt più F.

b. Scegliamo dal menu il comando salva con nome e premiamo invio.

c. Il nome viene messo in automatico, anche se lo possiamo cambiare.

d. Con tab, ci spostiamo sui vari campi della finestra per il salvataggio, quindi, scegliamo il formato del file (consiglio di scegliere HTML, TXT o MHT), in modo che non si hanno problemi quando si devono aprire su un computer dove non è installato Microsoft Outlook.

e. Scegliamo la cartella nella quale salviamo il file, e poi, trovato il pulsante salva, premiamo invio.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Regole di posta rapide.

Qualunque sia il Mailer di posta utilizzato, quando si ha bisogno di gestire molti messaggi, per esempio privati, associativi e liste di discussione, è bene usare delle regole di posta. Infatti, con esse si ha la possibilità di smistare i messaggi in cartelle diverse, create appositamente allo scopo, per avere la possibilità di leggere poi i messaggi, spostati in esse, in ordine all’importanza che gli diamo.

Su questo giornale, soprattutto nella rubrica “A domanda risponde”, più volte ho dato indicazioni su come impostare una regola di posta più o meno complessa, per soddisfare a queste specifiche esigenze.

Al momento sto utilizzando Microsoft Outlook 2010 e, in cerca di altre impostazioni, ho trovato per caso una funzione da menu di contesto che consente di spostare tutti i messaggi provenienti da un account o da una lista di discussione in una cartella, creando automaticamente la regola di posta, senza avere il bisogno di decidere le condizioni per creare la regola.

A dire il vero, questa funzione nei prodotti Microsoft, anche quelli gratuiti quali Outlook Express e Windows Mail è sempre esistita, quindi, molto probabilmente ho scoperto l’acqua calda e le persone che conoscono già questo sistema si faranno un bel sorriso, ma non importa.

Per programmare le regole di posta, si ha bisogno di fare molteplici passaggi e basta sbagliarne uno, per inficiarne il funzionamento.

Questa funzionalità inserita dai programmatori di Microsoft in Outlook di Office è il classico uovo di Colombo, perché praticamente, partendo da un messaggio di posta, con due passaggi si fa tutto.

senza aver bisogno di impostare una regola di posta, ammesso che non abbiamo bisogno di creare una regola complessa e ci serve solo spostare determinati messaggi in una cartella, con tutti i passaggi che consentono veramente di creare tutte le condizioni possibili ed immaginabili, ecco come fare:

1. Apriamo il Mailer di posta Microsoft Outlook e posizioniamoci nella cartella posta in arrivo. La procedura vale anche se i messaggi sono stati già spostati in altra cartella, ma ne dobbiamo spostare almeno uno in posta in arrivo.

2. Se abbiamo bisogno di spostare determinati messaggi che arrivano da un utente o da una lista in una cartella, possiamo creare prima la cartella, ma tale operazione la si può fare anche in corso d’opera, direttamente nel secondo passaggio.

3. Ci posizioniamo sul messaggio che vogliamo utilizzare per creare la regola velocemente.

4. Premiamo il tasto applicazione e con le frecce cerchiamo regole, sottomenu.

5. Con freccia destra apriamo il sottomenu e troviamo questi comandi:
– Sposta sempre i messaggi da “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, al posto di “nome lista”, troveremo l’indirizzo di chi ha inviato il messaggio.

– Sposta sempre i messaggi in “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, non troveremo questo comando.

– Crea regola … Questo comando consente di aprire la gestione regole, per creare una regola complessa, partendo dal messaggio di posta preso in considerazione.

– Gestisci regole … Questo comando serve ad aprire la gestione delle regole per variare le impostazioni di qualche regola, di cancellare una regola, quindi ci consente di gestire le regole.

6. Il comando da usare in qualsiasi caso è il primo. Quindi, dando invio sul primo comando, dopo pochi secondi, si apre l’albero delle cartelle.

7. Se la cartella da usare per accogliere i messaggi l’abbiamo già creata, con l’iniziale del nome che gli abbiamo dato, ci spostiamo su di essa e premiamo invio.

8. Dopo una manciata di secondi, il tempo dipende dalla velocità di elaborazione del computer e dalla quantità di messaggi presenti in cartella, tutti i messaggi provenienti dalla lista o dall’utente saranno spostati nella cartella scelta.

9. Se non abbiamo creato la cartella in precedenza, con Tab ci spostiamo sul pulsante nuova e premiamo invio.

10. Si apre la procedura per creare una nuova cartella, quindi scriviamo il nome e non premiamo invio.

11. Premiamo tab fino alla lista delle cartelle e cercheremo una delle seguenti voci: cartelle Personali oppure una voce con il nome dell’account di posta dell’utente.

12. Con tab ci spostiamo sul pulsante OK e premiamo invio.

13. Ci troviamo sul nome della cartella appena creata e premiamo invio. Si avvia lo spostamento e tutti i messaggi vengono spostati in quella cartella.

14. ci troviamo di nuovo nella cartella posta in arrivo da dove eravamo partiti.

15. A questo punto, la regola è stata creata e ogni volta che nella cartella posta in arrivo viene scaricata una email con l’indirizzo della lista o di una persona, tale messaggio viene spostato nella cartella indicata durante la creazione della regola.

Ripetere le operazioni sopra indicate per tutte le regole che vogliamo creare, che, come spiegato sopra, sono di una semplicità disarmante.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Regole di posta complete.

Vediamo come poter personalizzare la nostra posta con delle cartelle aggiuntive e con delle regole.

Anche se la gestione avanzata della posta non serve a tutti, di seguito è riportata la procedura per creare una regola di posta che, assieme alla creazione di una nuova cartella vista nella parte precedente, ci consente di smistare nel modo migliore i messaggi di posta ricevuti ed indirizzare in automatico i messaggi nelle cartelle create come si desidera.

Mettiamo che il browser di posta è stato configurato in modo che ogni account posseduto abbia le sue cartelle, modalità che si può evitare al momento che si configurano gli account e che viene spiegato in un altro articolo. Le operazioni da fare sono due: creazione cartella e regola di posta.

Creare una nuova cartella.

La creazione di una nuova cartella ci può servire non solo come cartella per archiviare manualmente i messaggi che ci interessano, ma anche per accogliere i messaggi che, tramite una regola di posta, vengono smistati automaticamente al suo interno.

Ecco come creare una cartella che chiameremo Aarrivo Generale che accoglierà i messaggi che riceviamo in ogni posta in arrivo di ogni account, con una regola apposita che creeremo di seguito. Non a caso ho scelto un nome con doppia A iniziale. Infatti, serve a posizionare la cartella ad inizio di tutte le altre cartelle create in precedenza e dopo la cartella Posta Eliminata.

Creazione della cartella sull’albero delle cartelle.

Fare come segue:

1. Stando in una cartella qualsiasi e senza avere un messaggio aperto, Apriamo il menu Cartella con alt più C.

2. Siamo su nuova sottomenu. Premiamo freccia destra per il sottomenu.

3. Siamo sul comando nuova cartella e premiamo invio.

4. Si apre la finestra per creare la nuova cartella e siamo sul campo editazione per immettere il nome.

5. Scriviamo il nome che vogliamo assegnare alla cartella, quindi, nel nostro caso scriveremo Aarrivo Generale.

6. Premiamo tab fino al campo con la visualizzazione ad albero delle cartelle.

7. Con Le frecce, scegliamo la cartella per la quale vogliamo creare questa sottocartella, quindi, volendola inserire nell’albero principale delle cartelle, premiamo il tasto home.

7. Siamo su cartelle personali, aperto.

8. Premiamo tab, siamo su OK e premiamo invio per confermare.

Per verificare che tutto è andato a buon fine e che la cartella è posizionata dove volevamo, basta posizionarsi sull’albero delle cartelle con il comando control più Y e ce ne accertiamo.

Se è stato fatto tutto in modo corretto, sia usando il comando tab per chi ha visibile il riquadro di spostamento, sia usando il comando control più Y sempre valido per tutti, ci spostiamo sull’albero delle cartelle e troveremo la cartella Aarrivo Generale appena creata. Notate che la trovate assieme a tutte quelle preesistenti.

Una volta che abbiamo previsto questo contenitore per accogliere tutti i messaggi provenienti dalla posta in arrivo di tutti gli account, dobbiamo creare la regola che, in automatico, sposta i messaggi ricevuti da tutti gli account nella cartella appena creata.

Creazione di una regola di posta.

Premessa: anche se in questo browser di posta professionale si possono programmare delle regole con dei filtri che consentono di fare pressappoco tutto quello che vogliamo, noi vedremo le impostazione per creare una regola il più semplice possibile, non solo per non complicarci la vita, ma anche perché a noi che non dobbiamo gestire un ufficio è quello che serve.

Ecco come procedere:

1. Stando nella cartella posta in arrivo di uno degli account posseduti, scegliamo un messaggio indirizzato a questo account.

2. Apriamo il messaggio e premiamo control più R, come se volessimo rispondere al messaggio.

3. Selezioniamo l’indirizzo di posta di questo nostro account.

4. Lo copiamo negli appunti con control più C.

5. Con Escape, chiudere il messaggio aperto. Siamo di nuovo in posta in arrivo, sul messaggio che abbiamo appena chiuso.

6. Premere il tasto applicazioni, per aprire il menu di contesto.

7. con freccia giù, scegliamo il comando Regole, sottomenu, premiamo freccia destra, dal sottomenu, scegliamo Regole e Avvisi… e premiamo invio.

9. Se non abbiamo ancora creato una regola di posta, ci troviamo direttamente nella procedura per creare una regola di posta, altrimenti, siamo nella finestra delle regole e se non siamo sul pulsante nuova regola… , cerchiamo questo comando con tab e premiamo invio per avviare la procedura.

10. In ogni caso, siamo su una casella ad elenco nella quale scegliamo con le frecce verticali il tipo di regola che vogliamo creare in base alle nostre esigenze.

11. Tenendo presente che dobbiamo spostare i messaggi ricevuti in una cartella specifica, premiamo freccia giù e troviamo proprio la voce che ci interessa: Applica regola ai messaggi ricevuti.

12. Con tab ci spostiamo sul pulsante avanti e premiamo invio.

13. Sul primo campo abbiamo la lista di 31 voci dalla quale possiamo scegliere quella che ci serve. In questo caso, scegliamo: Con parole specifiche nell’indirizzo del destinatario e attiviamo con barra spazio.

14. Con tab, ci spostiamo al campo successivo, dove con le frecce possiamo selezionare la dicitura Con parole specifiche nell’indirizzo del destinatario. Premiamo barra spazio.

15. Si apre una nuova finestra. Siamo sul campo editazione dove dobbiamo inserire il testo specifico dell’indirizzo del destinatario, quindi, la cosa migliore è quella di scrivere l’indirizzo completo dell’account da controllare. Nel nostro caso, avendolo selezionato e copiato negli appunti, vedi punto 4, premiamo control più V ed incolliamo.

16. Premiamo tab, siamo sul pulsante aggiungi e premiamo invio. Ritorniamo sul campo precedente, per la regola che stiamo creando, non avendo altro testo da controllare, ci viene letto che abbiamo aggiunto l’indirizzo di posta dell’account.

17. Premiamo tab, siamo sul pulsante OK e premiamo invio.

18. Con tab, ci spostiamo sul pulsante avanti e premiamo invio.

19. Si apre la nuova finestra e siamo su un elenco di azioni da cui scegliere. Premiamo freccia giù e poi freccia su, siamo su “Sposta il messaggio nella cartella specificata”.

20. Con tab ci spostiamo al campo successivo dove ci viene letto l’indirizzo email inserito in precedenza, 2 di 3. Premendo freccia destra ci viene letto cartella specificata.

21. Premiamo barra spazio. Siamo sull’albero delle cartelle e, precisamente, siamo sulla cartella che era selezionata al momento che abbiamo iniziato a creare la regola. Se, come indicato sopra, abbiamo creato la cartella Aarrivo Generale, premendo la lettera A, la raggiungeremo quasi immediatamente.

21. Se la cartella non l’abbiamo ancora creata, possiamo farlo da questa finestra. Infatti, premendo tab ripetutamente, troviamo il pulsante nuovo e premiamo invio. Una volta creata la cartella, premendo tab, si ritorna sull’albero delle cartelle e la cartella appena creata è già selezionata.

22. In entrambi i casi, quando siamo sulla cartella che per il nostro esempio è Aarrivo Generale, premiamo invio. Ritorniamo al punto da dove eravamo partiti, solo che ora c’è scritto anche “Sposta il messaggio nella cartella Aarrivo Generale”.

23.Premiamo tab fino al pulsante avanti e premiamo invio.

24. Si apre una nuova finestra e siamo su una lista di eccezioni che possiamo scorrere con le frecce verticali. Non avendo bisogno di eccezioni per una regola del genere, premiamo tab.

25. Siamo nel solito campo dove, con le frecce, possiamo leggere le impostazioni eseguite nelle fasi precedenti. Siamo ancora in tempo a modificare o aggiungere altro. Non avendo più nulla da modificare, premiamo ancora tab fino al pulsante avanti e premiamo invio.

26. Si apre una nuova finestra e siamo sul campo editazione dove va scritto il nome della regola. La procedura inserisce già il nome, precisamente l’indirizzo email che stiamo controllando, ma possiamo scrivere quello che vogliamo. Io ho lasciato il nome di default che va più che bene.

27. Premiamo tab e siamo sulla casella di controllo “Applica subito la regola ai messaggi già presenti in posta in arrivo”. Attiviamo tale casella.

28. Premiamo tab e siamo sulla casella di controllo “Attiva regola” che è già attivata e deve essere attivata.

29. Siamo nel solito campo dove, con le frecce, possiamo leggere le impostazioni eseguite nella finestra iniziale. Premiamo ancora tab fino al pulsante fine e premiamo invio.

30. Si attiva la procedura e viene applicata la regola. Dopo il tempo necessario a spostare i messaggi inviati all’indirizzo di posta specificato nella cartella Aarrivo Generale, si chiude la procedura e siamo sulla finestra delle regole.

Per creare le altre regole per tutti gli account che abbiamo, ci spostiamo con il pulsante tab fino al pulsante nuova regola … e premiamo invio, ripetendo tutta la procedura.

Se non dobbiamo creare altre regole, con tab ci spostiamo fino al pulsante OK e premiamo invio.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Programma per la gestione veloce degli indirizzi di posta.

Ogni volta che si digita un indirizzo di posta elettronica o un nome nella finestra del messaggio di Outlook, viene proposto automaticamente un elenco di utenti email che si possono scegliere.

Questa funzione è nota come “compilazione automatica”. Outlook costruisce automaticamente questa lista di email in base alle attività degli utenti e la salva in un file con estensione .NK2.

In alcune circostanze, potrebbe essere necessario riparare o modificare gli indirizzi di posta apparsi nella lista di completamento automatico, oppure si può decidere di rimuovere gli indirizzi di posta elettronica indesiderati o errati.

E’ possibile anche aggiungere nuovi indirizzi email. Outlook non fornisce alcuna possibilità di modificare questa lista di completamento automatico, anche se ci consente di cancellarla completamente. Si capisce subito che non è possibile gestire gli indirizzi di questa lista come ci servirebbe . Questo è quello che il software NK2Edit riesce a fare e ci può essere di aiuto.

È inoltre possibile ordinare l’elenco in ordine alfabetico dei nomi visualizzati. Tuttavia, bisogna essere consapevoli del fatto che Outlook cambia l’ordine quando l’utente invia le email.

NK2Edit è una applicazione portatile che può essere utilizzata da qualsiasi computer con sistema operativo Windows, a partire da Windows 2000, senza bisogno di alcun processo di installazione, e senza apportare modifiche nel Registro di sistema.

Nota bene:

essendo un software portatile e di semplice utilizzo, che si usa senza problemi, non è stato necessario scrivere delle spiegazioni accurate come facciamo sempre.

NK2Edit è in grado di leggere, scrivere e creare file NK2 per Outlook 2003, Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013 e Outlook 2016.

Questo programma è molto utile soprattutto per eliminare quelle email che vengono memorizzate nella lista di memorizzazione automatica in modo errato o che confondono chi deve inviare le email ed usa soprattutto questa lista di composizione automatica.

Il software portatile, si deve avviare con il programma Outlook chiuso. Una volta avviato, presenta una finestra con la lista di tutte le email che Outlook ha memorizzato nella lista di memorizzazione automatica.

In questa lista, si può cercare una stringa di testo premendo control più F, scrivendo e premendo invio.

Una volta trovata la stringa, se si deve cancellare quella email, basta premere canc e confermare la cancellazione.

Una volta che la lista è stata corretta, eliminando tutti gli indirizzi che ci danno fastidio, per salvarla, premere alt per aprire i menu, freccia giù fino a salva il file corrente NK2 e premere invio.

Ci viene chiesto di sovrascrivere il file corrente. Confermiamo su si e siamo a posto.

Useremo questo programma ogni volta che dobbiamo fare la manutenzione a questa lista di indirizzi.

La versione base di NK2Edit (senza le funzioni di licenza commerciale) è completamente gratuito per uso personale e per l’utilizzo in qualsiasi organizzazione di beneficenza / non-profit.

Software NK2Edit.

Copyright (c) 2010-2016 Nir Sofer
Ecco dove prelevare il software:

Sito web: http://www.nirsoft.net/utils/outlook_nk2_edit.html

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Posta di diversi account in Microsoft Outlook 2019 in una sola cartella.

Quando si gestisce la posta da computer e si hanno diversi account, non sempre le impostazioni di default dei browser di posta sono gradite dagli utenti. Infatti, ci sono persone che gradiscono molto avere la posta separata per account, come si fa con gli smartphone, ma ci sono anche utenti che non gradiscono avere tante cartelle di Posta in Arrivo, Posta in Uscita, Posta Eliminata, eccetera, per ogni account.

Con le versioni di Microsoft Outlook precedenti alla 19, era più semplice stabilire questa modalità che consente di indirizzare tutta la posta in arrivo in una sola cartella ed avere una sola cartella per ogni tipologia di messaggi, quindi, una sola cartella per la Posta in Arrivo, una sola per la Posta in Uscita, Una sola per la Posta Eliminata, eccetera.

Con Outlook 2019, avendo la Microsoft automatizzato moltissimo l’impostazione di un account, ha un poco disorientato gli utenti e se non si è attenti durante la fase di configurazione dell’account, non si riesce a capire dove agire per poter effettuare questo tipo di configurazione.

Vediamo come agire per poter accontentare chi usa Microsoft Outlook 2019 e desidera avere tutta la posta gestita con una sola cartella per tutte le tipologie di messaggi.

Partiamo dal primo account che si configura, cioè quello che si deve configurare alla prima apertura di Microsoft Outlook 2019.

Non appena si conferma di impostare il primo account, si presenta la finestra per iniziare la configurazione dell’account.

Se questa fase è stata saltata, dopo aver impostato al meglio Microsoft Outlook modificando tutte le opzioni che si raggiungono dal menu file che si apre con alt + F, per inserire un nuovo account devi fare come segue:

1. Premi alt più F per aprire il menu file.

2. Sei sulla voce Informazioni. Freccia destra fino a aggiungi account e premi invio.

3. Si apre la gestione degli account e si apre direttamente la creazione di un nuovo account.

Siamo nelle stesse condizioni della configurazione del primo account che viene offerta quando si apre Microsoft Outlook la prima volta.

In questa finestra, come quasi in tutte quelle delle impostazioni di Windows, ci spostiamo con il tasto tab e su ogni campo inseriamo quello che ci viene richiesto, quindi, tutti i parametri che il nostro provider di posta ci ha fornito per poterlo configurare.

Ecco come devi fare:

1. Sei su un campo editazione e scrivi l’indirizzo di posta dell’account come richiesto, quindi, nome@dominio.xXx, dove xXx sarà it, com, info, eccetera.

2. Premi tab e sei su un pulsante Opzioni che è chiuso. Premi la barra spazio e si apre.

3. Con freccia giù, ti sposti su Consenti impostazioni manuali, una casella di controllo, e l’attivi con barra spazio.

4. Premi tab fino al pulsante Connetti e premi invio.

7. Si apre una nuova finestra, sei avvisato che stai aggiungendo un nuovo account e che devi scegliere il tipo di account. con freccia giù, scegli POP, pulsante e premi invio.

8. si apre la schermata per l’inserimento dei dati dell’account. Compìla i campi come richiesto e per spostarti usa il tasto tab.

9. Ecco i dati da inserire.

– POP. Fornito dal provider. Per esempio, pop.gmail.com

– Porta, fornita dal provider. Per esempio 995.

– Il server richiede una connessione crittografata SSL/SSL casella di controllo. Attivare se richiesto.

– Richiedi accesso con autenticazione. Attivare se richiesto.

– SMTP. Fornito dal provider. Per esempio, smtp.gmail.com

– Porta fornita dal provider. Per esempio, 465.

– Metodo di crittografia, casella combinata SSL/TLS. Scegliere quella richiesta con le frecce.

– Richiedi accesso con autenticazione. Attivare se richiesto.

– Usa un file di dati esistente, casella di controllo non attivata. Attivare se si vuole usare un file di dati esistente, per esempio quello del primo account configurato. Tieni presente che per il primo account, quello che inserisci la prima volta che avvii Microsoft Outlook, non trovi questa voce, quindi, il file che conserva tutti i dati dell’account lo sceglie direttamente il programma di posta e come nome file sceglie quello del provider di posta. Per esempio, nunziante50@gmail.com.pst oppure nunziante.esposito@email.it.pst

Nota bene: ti faccio una precisazione molto importante dal punto di vista della gestione della posta, tenendo presente che questa modalità si presenta nelle impostazioni di tutte le versioni di Microsoft Outlook, anche se in modo diverso.

a. Con questo comando puoi decidere se far arrivare tutta la posta di tutti gli account che stai configurando in una sola cartella posta in arrivo, oppure puoi avere per ogni account, posta in arrivo, posta in uscita, posta eliminata, eccetera. Se hai bisogno di avere le cartelle separate per ogni account, la casella di controllo non deve essere attivata, quindi, si passa oltre con il tasto tab.

b. Se invece vuoi far arrivare tutta la posta in una sola cartella, ma avere anche una sola cartella posta in uscita, una sola cartella posta eliminata, eccetera, allora attiverai questa casella.

– Attivata questa casella di controllo, con freccia giù ti posizioni sul pulsante sfoglia e premi invio. Si apre la Gestione risorse di Windows 10. Con shift più tab due volte, ti trovi sulla cartella che contiene i file pst di Microsoft Outlook. Ne trovi uno solo, quello che hai configurato all’avvio del programma. Con freccia giù, selezioni il file e premi invio per sceglierlo.

– Ritorni sul pulsante sfoglia. Premendo shift più tab, puoi leggere il file pst scelto.

– Con tab, vai sul pulsante avanti e premi invio.

– Si apre una nuova finestra e viene richiesta la password dell’account che stai aggiungendo, password scelta in fase di richiesta dell’account. Inserisci la password.

– Premi tab, sei su connetti, pulsante e premi invio.

– Dopo qualche manciata di secondi, ti viene confermato la configurazione dell’account e sei sul pulsante chiudi. Premendo invio su questo pulsante si presenta il pulsante fine e ti viene detto che l’account è stato aggiunto con successo.

Per tutte le versioni del browser, quindi anche per la 2019, se si presenta un errore, ammesso che qualche dato non sia stato inserito come richiesto, basta annullare e chiudere la prova di connessione dell’account. Si riapre la finestra con la maschera per inserire tutti i parametri e devi verificare l’esattezza di tutti i dati.

Purtroppo, se i parametri di posta non sono esatti, la procedura non va avanti e se ti continua a fornire un messaggio di errore, significa che i dati dell’account che possiedi non sono esatti, quindi, ti devi procurare quelli giusti.

Per non avere fastìdi con gli altri account già configurati, una finestra che ti chiede continuamente la password, ti consiglio di scegliere il comando annulla e chiudi completamente la finestra, senza creare l’account con i parametri sbagliati.

Riprova a creare l’account quando sei certo di avere i parametri giusti.

Un’altra cosa importante da sapere: per tutte le versioni del browser di Microsoft, per ogni account configurato, viene inviato un messaggio di prova, quindi, siamo certi che l’account di posta funziona sia in uscita, sia in entrata.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Posta indesiderata.

Per accedere alla funzionalità della posta indesiderata e per bloccare il mittente di una email, fare come segue:

1. Posizioniamoci su un messaggio il cui mittente vogliamo bloccare o non bloccarlo mai.

2. Premiamo il tasto applicazioni e con freccia su, portarsi su Posta indesiderata, sottomenu.

3. Con freccia destra entriamo nel sottomenu e troviamo il comando blocca mittente. Se premiamo invio, viene bloccato il mittente di quella email, e si chiude il menu.

4. Se si preme freccia Giù, troviamo il comando non bloccare mai. Premere invio su questo comando, se siamo nella cartella posta indesiderata ed abbiamo trovato in questa cartella un messaggio da non ritenere indesiderato. Premendo invio su questo comando, il mittente di quella email non sarà mai più bloccato.

5. Con freccia giù, troviamo altri comandi del sottomenu, ma a noi serve solo Opzioni posta indesiderata…, quindi, raggiungiamo questo comando e premiamo invio, per aprire le impostazioni della posta indesiderata.

6. Si presenta una multischeda nella quale abbiamo le seguenti schede: Opzioni, Mittenti Attendibili, Destinatari Attendibili, Mittenti Bloccati e Internazionale. Ci spostiamo su queste schede con i soliti comandi di navigazione per le multischede, tab, shift più tab, control più tab e control più shift più tab.

7. In queste multischede è tutto intuibile, per cui c’è poco da spiegare. Di seguito darò le impostazioni che utilizzo io per la Scheda Opzioni, unica che vediamo per il momento:

a. Primo campo. Basso. Significa che i messaggi di posta elettronica chiaramente identificabili come posta indesiderata verranno spostati nella cartella Posta indesiderata.

b. Secondo campo. Casella di controllo disattivata. Se attivata, consente al browser di cancellare i messaggi invece di spostarli nella cartella posta indesiderata.

c. Terzo campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo non verranno neutralizzati i messaggi di phishing che ci arrivano.

d. Quarto campo. Casella di controllo attivata. Se si disattiva, non siamo avvisati quando ci arrivano messaggi da indirizzi sospetti.

e. Quinto campo. Casella di controllo attivata. Se la disattiviamo, non verranno timbrati i messaggi di posta inviati, per distinguerli dalla posta indesiderata.

f. Terminati i campi di questa scheda, premiamo tab fino a raggiungere il pulsante applica e premiamo invio per applicare le modifiche.

– Premiamo ancora tab fino al pulsante OK e chiudiamo la multischeda.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Impostazioni di visualizzazione dei messaggi nelle cartelle.

In verità, devo dire che le impostazioni di visualizzazione dei messaggi nelle cartelle di Microsoft Outlook non sono gestite in modo proprio semplice. Comunque, per le impostazioni di visualizzazione, generalmente, si agisce in questo modo:

1. Si entra nella cartella che si vuole impostare in un certo modo e si entra nella barra dei menu.

2. Si entra nel menu visualizza e al primo posto troviamo Visualizzazione corrente, sottomenu. Si entra nel sottomenu e si trovano tre voci:

Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup.

Impostazioni visualizzazione …

Ripristina visualizzazione corrente, pulsante.

3. Se premi invio sul terzo comando, Ripristina visualizzazione corrente, pulsante, ripristini le impostazioni di visualizzazione come all’origine, quelle predefinite. Questa operazione la fai quando fai modifiche che ti scombinano la visualizzazione e non sai come rimediare.

4. Il comando Impostazioni visualizzazione … lo usi per fare le tue comuni impostazioni per Colonne, Raggruppa, Ordina, eccetera.

5. Se usi il comando Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup, quando premi invio, si presentano una serie di sottocomandi, diciamo così, che ti consentono di fare altre cose. Quella che puoi usare per impostare la personalizzazione per tutte le cartelle è Applica visualizzazione corrente ad altre cartelle di posta…

6. Dando invio su questa voce che raggiungi con il tasto tab, si apre una ulteriore finestra che presenta tutto l’albero delle cartelle con la cartella principale e tutte le sottocartelle.

Una volta che hai applicato la personalizzazione alla cartella principale ed attivi tutte le cartelle dell’albero che ti interessa attivando la casella applica a tutte le sottocartelle, si applica la personalizzazione a tutte le cartelle.

Comunque, ti dico anche che, dovendo generalmente impostare solo due parametri, quello che visualizza i messaggi non raggruppati e quello che me li visualizza in ordine crescente, personalmente preferisco fare queste due impostazioni singolarmente cartella per cartella.

Per applicare le impostazioni su tutte le cartelle, qualunque impostazione vuoi applicare, tieni presente che è in Cambia visualizzazione griglia, pulsante a tendina, ha un popup, ilposto dove si deve trovare il comando adatto.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Impostare regole di posta.

Qualunque sia il Mailer di posta utilizzato, quando si ha bisogno di gestire molti messaggi, per esempio privati, associativi e liste di discussione, è bene usare delle regole di posta. Infatti, con esse si ha la possibilità di smistare i messaggi in cartelle diverse, create appositamente allo scopo, per avere la possibilità di leggere poi i messaggi, spostati in esse, in ordine all’importanza che gli diamo.

Più volte ho dato indicazioni su come impostare una regola di posta più o meno complessa, per soddisfare a queste specifiche esigenze.

Al momento sto utilizzando Microsoft Outlook e, in cerca di altre impostazioni, ho trovato per caso una funzione da menu di contesto che consente di spostare tutti i messaggi provenienti da un account o da una lista di discussione in una cartella, creando automaticamente la regola di posta, senza avere il bisogno di decidere le condizioni per creare la regola.

A dire il vero, questa funzione nei prodotti Microsoft, anche quelli gratuiti quali Outlook Express e Windows Mail è sempre esistita, quindi, molto probabilmente ho scoperto l’acqua calda e le persone che conoscono già questo sistema si faranno un bel sorriso, ma non importa.

Per programmare le regole di posta, si ha bisogno di fare molteplici passaggi e basta sbagliarne uno, per inficiarne il funzionamento.

Questa funzionalità inserita dai programmatori di Microsoft in Outlook di Office è il classico uovo di Colombo, perché praticamente, partendo da un messaggio di posta, con due passaggi si fa tutto.

Senza aver bisogno di impostare una regola di posta, ammesso che non abbiamo bisogno di creare una regola complessa e ci serve solo spostare determinati messaggi in una cartella, con tutti i passaggi che consentono veramente di creare tutte le condizioni possibili ed immaginabili, ecco come fare:

1. Apriamo il Mailer di posta Microsoft Outlook e posizioniamoci nella cartella posta in arrivo. La procedura vale anche se i messaggi sono stati già spostati in altra cartella, ma ne dobbiamo spostare almeno uno in posta in arrivo.

2. Se abbiamo bisogno di spostare determinati messaggi che arrivano da un utente o da una lista in una cartella, possiamo creare prima la cartella, ma tale operazione la si può fare anche in corso d’opera, direttamente nel secondo passaggio.

3. Ci posizioniamo sul messaggio che vogliamo utilizzare per creare la regola velocemente.

4. Premiamo il tasto applicazione e con le frecce cerchiamo regole, sottomenu.

5. Con freccia destra apriamo il sottomenu e troviamo questi comandi:

– Sposta sempre i messaggi da “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, al posto di “nome lista”, troveremo l’indirizzo di chi ha inviato il messaggio.

– Sposta sempre i messaggi in “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, non troveremo questo comando.

– Crea regola … Questo comando consente di aprire la gestione regole, per creare una regola complessa, partendo dal messaggio di posta preso in considerazione.

– Gestisci regole … Questo comando serve ad aprire la gestione delle regole per variare le impostazioni di qualche regola, di cancellare una regola, quindi ci consente di gestire le regole.

6. Il comando da usare in qualsiasi caso è il primo. Quindi, dando invio sul primo comando, dopo pochi secondi, si apre l’albero delle cartelle.

7. Se la cartella da usare per accogliere i messaggi l’abbiamo già creata, con l’iniziale del nome che gli abbiamo dato, ci spostiamo su di essa e premiamo invio.

8. Dopo una manciata di secondi, il tempo dipende dalla velocità di elaborazione del computer e dalla quantità di messaggi presenti in cartella, tutti i messaggi provenienti dalla lista o dall’utente saranno spostati nella cartella scelta.

9. Se non abbiamo creato la cartella in precedenza, con Tab ci spostiamo sul pulsante nuova e premiamo invio.

10. Si apre la procedura per creare una nuova cartella, quindi scriviamo il nome e non premiamo invio.

11. Premiamo tab fino alla lista delle cartelle e cercheremo una delle seguenti voci: cartelle Personali oppure una voce con il nome dell’account di posta dell’utente.

12. Con tab ci spostiamo sul pulsante OK e premiamo invio.

13. Ci troviamo sul nome della cartella appena creata e premiamo invio. Si avvia lo spostamento e tutti i messaggi vengono spostati in quella cartella.

14. ci troviamo di nuovo nella cartella posta in arrivo da dove eravamo partiti.

15. A questo punto, la regola è stata creata e ogni volta che nella cartella posta in arrivo viene scaricata una email con l’indirizzo della lista o di una persona, tale messaggio viene spostato nella cartella indicata durante la creazione della regola.

Ripetere le operazioni sopra indicate per tutte le regole che vogliamo creare, che, come spiegato sopra, sono di una semplicità disarmante.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Creazione Firma personale e suo inserimento nei messaggi.

Precedentemente, abbiamo visto come creare un account di posta ed ora vedremo come usare una firma per quello predefinito, mentre, se abbiamo più di una firma, vedremo come scegliere quella da abbinare ad un messaggio che stiamo scrivendo.

Per prima cosa, vediamo come si crea una firma, quindi, facciamo come segue:

1. Andiamo nel menu file con alt più F, con freccia su, scegliamo opzioni e premiamo invio.

2. Si apre la multi scheda delle opzioni e siamo sulla scheda Generali.

3. Con control più tab, ci posizioniamo sulla scheda Posta.

4. Con tab ripetutamente, ci spostiamo sul campo firme… e premiamo invio.

5. Troviamo i campi con i quali si può scrivere il testo della firma, formattandolo come si desidera, utilizzando tutti i comandi a pulsante presenti in questa scheda di opzioni.

6. E’ ovvio che per poter formattare una firma graficamente bella ed accattivante, diciamo in modo professionale, mentre un vedente o un ipovedente non grave può farlo da solo, noi abbiamo bisogno di un occhio in prestito.

7. Se non abbiamo bisogno di avere una firma professionale e vogliamo avere una firma in formato testo, con tutti i dati significativi che vogliamo comunicare agli altri, basta inserire il testo e siamo a posto.

8. Con il tasto tab, raggiungiamo il campo editazione dove si deve scrivere la firma e si scrive il testo, mettendo su ogni riga quello che si vuole far leggere con l’ordine che si vuole.

9. Una volta scritto il testo della firma, premiamo tab fino al pulsante applica e premiamo invio.

10. Abbiamo creato la prima firma personale, anche se, successivamente, creandone altre, possiamo personalizzare ogni firma per l’account desiderato.

11. Siamo ad inizio della finestra e possiamo scegliere di inserire una nuova firma.

12. con tab, ci portiamo sul pulsante nuovo e premiamo invio.

13. Si apre una schermata che ci chiede il nome della firma, quindi, scriviamo un nome significativo e premiamo invio.

14. Si apre la stessa finestra trovata la prima volta che siamo entrati in questa procedura delle firme.

15. Così come abbiamo fatto in precedenza, con il tasto tab, raggiungiamo il campo editazione dove inserire il testo e scriviamo la firma come meglio desideriamo.

16. Premiamo Tab fino a raggiungere il pulsante applica e premiamo invio.

17. Se dobbiamo creare una nuova firma, ripetiamo i passaggi visti sopra.

18. Dopo aver creato almeno la prima firma, oltre al pulsante Nuovo, troviamo i pulsanti elimina e rinomina che servono rispettivamente ad eliminare la firma selezionata o cambiare il nome che abbiamo dato ad essa.

19. Se non dobbiamo fare altro, premere tab fino al pulsante OK e premiamo invio.

20. Ancora tab fino al pulsante OK e premiamo invio.

Per collegare una firma ad un account, faremo come segue:

1. Dopo aver creato la firma o le firme che ci interessano, con il tasto tab ci portiamo sul campo dove sono le firme create.

2. Se vogliamo collegare una firma all’account predefinito, la selezioniamo da questo elenco. Se è una sola, non abbiamo bisogno di selezionare nulla.

3. Con il tasto tab, superiamo i pulsanti elimina, nuovo e rinomina, visti sopra, e troviamo due campi per selezionare l’account da collegare alla firma scelta.

4. Nel primo campo, scegliamo l’account predefinito, in modo che ogni volta che apriamo un nuovo messaggio da compilare, questa firma viene inserita automaticamente.

5. Sul secondo campo, non dobbiamo scegliere nessun account, a meno che non vogliamo che sia inserita la firma in automatico sempre.

Nota bene: se eseguiamo la scelta anche sul secondo campo, quando rispondiamo o inoltriamo un messaggio a qualcuno, nel messaggio che si apre per scrivere, non troveremo solo il testo originale, ma anche la firma predisposta. Personalmente questo seconda scelta o evitato di farla, in modo che nelle risposte e negli inoltri, la firma se serve la scelgo io in base alla risposta che devo dare.

Scelta di una delle firme per inserirla in un messaggio.

Quando si effettua la predisposizione di più firme, per poterne scegliere qualcuna all’occorrenza, indipendentemente dal fatto che in automatico sarà inserita la firma predefinita quando si apre un nuovo messaggio, faremo come segue:

1. Con il messaggio aperto e stando nel corpo del messaggio, premiamo alt per aprire i menu e premiamo due volte freccia sinistra per posizionarci sulla barra dei menu.

2. Con le frecce orizzontali selezioniamo il menu inserisci.

3. Con freccia giù, ci portiamo su includi, sottomenu.

4. Con freccia destra siamo sul pulsante allega file.

5. Premendo freccia su, ci portiamo su firma, pulsante a tendina e premiamo invio.

6. Si apre la tendina con tutte le firme da noi predisposte.

7. Con le frecce verticali, scegliamo una firma e premiamo invio due volte. Premiamo Escape.

8. Nel punto dove era posizionato il cursore nel momento dell’apertura dei menu, sarà scritta la firma da noi scelta.

9. Se vogliamo essere oculati, controlliamo il messaggio prima di spedirlo, rileggendo il testo scritto e magari anche la firma.

10. Non ci resta che spedire il messaggio premendo control più invio.

La gestione delle firme abbinate ad un account.

Se abbiamo bisogno di scegliere in automatico una delle firme predisposte per ogni account che possediamo, facciamo come segue:

1. Apriamo Microsoft Outlook. Siamo in posta in arrivo.

2. Andiamo nel menu file con alt più F, con freccia su, scegliamo opzioni e premiamo invio.

3. Si apre la multi scheda delle opzioni e siamo sulla scheda Generali.

4. Con control più tab, ci posizioniamo sulla scheda posta.

5. Con tab, ci spostiamo sul campo firme… e premiamo invio.

6. Con tab, ci portiamo sulla lista degli account e ne scegliamo uno.

7. con tab, ci portiamo sul campo che contiene le firme da inserire in un nuovo messaggio.

8. Scegliamo la firma da abbinare all’account scelto.

9. Con tab, ci spostiamo al secondo campo con le firme da scegliere per le risposte e per gli inoltri. Se la nostra scelta è quella di inserire lo stesso la firma, scegliamo la stessa firma scelta nel campo precedente. Se non vogliamo far aggiungere in automatico la firma quando rispondiamo o inoltriamo, non facciamo nessuna scelta.

10.Spostandoci con tab e shift più tab tra questi tre campi, possiamo assegnare ad ogni account di quelli posseduti, una delle firme predisposte, scegliendo nel primo campo l’account e negli altri due campi la firma associata.

11. Terminata questa associazione, con tab, cerchiamo il pulsante salva e premiamo invio per salvare le modifiche.

12. Alla fine, premere tab fino ad OK e premere invio.

13. Premere ancora tab fino ad OK e premere invio.

14. Se tutto è stato eseguito come descritto ed ammesso che abbiamo più account di posta, ogni volta che apriamo un nuovo messaggio, la firma sarà predisposta in automatico in base all’account che sarà scelto nel campo DA.

Attenzione! Anche se si possono programmare più firme, dedicandone una per ogni account di posta che si possiede, tale opportunità generalmente si sfrutta in un ufficio. Infatti, questa peculiarità del browser può andar bene per chi ha più account e li utilizza separatamente per diverse attività, giustamente come si fa in un ufficio.

Per chi usa la posta elettronica solo per svago e per le cose personali, di questa gestione avanzata ne possiamo fare anche a meno, anche se in certi casi può essere utile.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come utilizzare il file PST di Outlook e backup dei messaggi.

Outlook memorizza quasi tutto nei file pst di ogni account e, se tutti gli account sono stati impostati con un unico file pst, avremo tutto nel file outlook.pst.

Basta cercare con il trova di Windows, premendo il tasto Windows e digitando *.pst. Windows ci mostra i file pst presenti sulla macchina. Premendo freccia destra quando siamo sul file che ci interessa, si apre un menu dal quale possiamo scegliere Vai al percorso del file e premiamo invio.

Premendo invio, ci troveremo nella cartella che contiene il file.

Questi file non sono altro che il backup di tutto quello che abbiamo impostato in Outlook compreso i messaggi che, al momento di copiare il file, sono presenti nelle varie cartelle del programma.

Per fare un backup, basta salvare in un disco esterno o su una pendrive questi file ogni tanto e siamo preservati da eventuali problemi se si verificasse un blocco o un errore del programma di posta, anche se abbiamo altri mezzi per ripristinare la nostra posta.

Si dice che è meglio prevenire che curare, quindi se ogni tanto salviamo questi file non facciamo male.

La cosa migliore è quella di farsi un backup automatico del file outlook.pst, ma per questa modalità dobbiamo trovare un software semplice da usare e che esegue questa copia in automatico con cadenza giornaliera o settimanale.

Dall’esperienza fatto con Outlook, ecco di seguito un po’ di consigli pratici che consentono di non avere timori nell’utilizzo di questo mailer di posta professionale, predisponendo delle azioni che ci preservano da sorprese.

Esportazione ed importazione semplice dei messaggi di posta, ovviamente, quando si tratta di email importanti.

Esportazione.

Se si ha bisogno di esportare i messaggi di posta elettronica, lo si può fare con la normale procedura di salva con nome, ma si fa molto più semplicemente con un copia ed incolla.

Se, per esempio, abbiamo un messaggio in cartella in arrivo che vogliamo conservare in una cartella apposita che abbiamo nella cartella documenti, faremo come segue:

1. Ci posizioniamo sul messaggio e premiamo control più C, per copiare il messaggio negli appunti di Windows.

2. Premiamo Windows più M, per andare al desktop.

3. Entriamo nella cartella documenti e poi nella cartella dove desideriamo archiviare il messaggio.

4. Premiamo control più V, per incollare.

5. Il messaggio viene salvato con estensione MSG.

6. in futuro, se dall’archivio selezioniamo uno di questi messaggi archiviati, e premiamo invio, si apre Microsoft Outlook e leggiamo il messaggio di posta come quando siamo nel mailer di posta.

Importazione.

Avendo i messaggi salvati nel modo descritto sopra, possiamo importarli in qualsiasi momento all’interno di una qualsiasi cartella di Microsoft Outlook, facendo la procedura inversa. In pratica, si seleziona il file MSG e si copia con control più C. Si apre Microsoft Outlook, si entra nella cartella dove importare il messaggio e si preme control più V.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it