Autore: nunziante

Come spostare cartelle e messaggi in un altro computer.

Quando si vuole spostare la struttura di file e cartelle da un computer ad un altro, basta copiare il file outlook.pst da un computer e sostituirlo nell’altro.

Nota bene:

1. Il file outlook.pst serve anche per salvare un backup della posta in quel momento. Basta copiare detto file da qualche parte, per esempio, su un disco esterno o su una pendrive. Non copiare il file pst sul computer stesso, perché, se si formatta, non si può recuperare.

2. Nella versione di Microsoft Outlook che si sta usando, se è stato impostato per ogni account un file PST, bisogna copiare tutti i vari file PST che troviamo nel percorso che è indicato di seguito.

Il file o i file outlook.pst per le varie versioni di questo mailer di posta li troviamo nei seguenti percorsi:

1. Microsoft Outlook 2003: “”C:\Documents and Settings\utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook\”“

2. Microsoft Outlook 2007: “”C:\Users\utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\”“

3. Microsoft Outlook 2010: “”C:\Users\utente\Documents\File di Outlook\”“
Versioni successive:” “C:\Users\Utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\”.

Nota bene: in questi percorsi, per utente si intende il nome della cartella dell’utente. Per esempio, sul mio computer ho come nome utente Nunziante.

Avere una copia del file o dei file PST di Microsoft Outlook, significa avere un backup della posta e della struttura delle cartelle del mailer, compresa quella dei contatti della rubrica. In seguito ad una formattazione della macchina o ad un danneggiamento di Office tale da essere installato di nuovo, si può sostituire il file o i file PST e si ripristina la struttura della posta elettronica così come l’avevamo prima.

Oltre a servire come backup, il file o i file PST servono quando usiamo la posta su due computer diversi, per esempio, a casa ed in ufficio. Basta portarsi su una pennetta USB il file outlook.pst di casa e sostituirlo sul computer che si usa in ufficio . Quando si va via dall’ufficio, si aggiorna il file sulla pendrive, prelevando quello aggiornato dalla macchina dell’ufficio e, quando si va sull’altro computer a casa, si sostituisce quello vecchio con quello aggiornato che si ha sulla pendrive.

Ogni volta che si esegue questa operazione, sul computer che si utilizza, troviamo pari pari la stessa situazione della posta lasciata sul computer usato fino a poco prima.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come si va nella cartella posta eliminata.

Se è stato attivato il campo con la lista delle cartelle, premendo tab, andiamo sul nome della cartella, per esempio posta in arrivo.

Premendo le frecce verticali, ci spostiamo sulla lista delle cartelle. Trovata la cartella che ci interessa, per esempio posta eliminata, premendo invio, ci spostiamo sulla lista dei messaggi di quella cartella.

Se non troviamo il campo con la lista delle cartelle, Ma anche se tale campo è presente, premendo control più Y, si va sull’albero delle cartelle e, anche qui, con le frecce verticali possiamo scorrere la lista delle cartelle. Scelta la cartella che interessa, anche qui, premendo invio, si va sulla lista dei messaggi di quella cartella.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come si memorizza un nominativo nella rubrica.

Con la rubrica aperta in una cartella con messaggi chiusi, il comando è shift più control più B, premendo il tasto alt, si apre il menu file.

Con freccia giù troviamo Nuovo. Premendo invio, si apre su un pulsante nuovo contatto e si preme invio.

Si apre la modalità per aggiungere un contatto alla rubrica.

In pratica, si apre una scheda che presenta tutti i campi, per aggiungere gli elementi del contatto, quindi troveremo con tab tutti i campi e per ognuno inseriremo i dati richiesti.

Se serve solo la email, basta compilare il primo campo con nome e cognome e il campo editazione della email che troviamo premendo tab.

Per salvare, basta premere alt più F4, viene richiesto di memorizzare, si conferma su sì ed il contatto viene salvato.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come si aggiunge un account di una email ai contatti.

Quando vogliamo aggiungere il contatto di una email che ci è pervenuta da un indirizzo che non abbiamo, fare come segue:

1. Apri l’email.

2. Con tab o con shift più tab raggiungi il campo che ti dice DA: nome mittente.

3. Con freccia sinistra, la sintesi ti legge l’indirizzo del mittente.

4. Premi il tasto Applicazioni, con freccia giù cerca aggiungi a contatti di Outlook e premi invio.

5. Sei sul nome utente e con tab ti puoi spostare su tutti i campi.

6. Compila tutti i campi che ti interessano, ovviamente, se ne hai bisogno e se vuoi.

7. Quando sei sul campo apposito, verifica l’indirizzo email, spostandoti su di esso fino a leggerlo. Tieni presente che è un campo editazione e ti puoi scostare sul testo per leggerlo anche lettera per lettera.

8. Premi Alt più F4 per chiudere.

9. La sintesi ti chiederà se vuoi salvare.

10. Basta premere invio sul pulsante OK ed il contatto è memorizzato.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come salvare un allegato ad un messaggio.

Per Outlook, una volta che abbiamo aperto un messaggio di posta con allegato, la maniera più pratica per poter salvare uno o più allegati è questa:

Letta l’email, con control più Home ci spostiamo ad inizio messaggio.

Premendo shift più tab, siamo sul campo allegati e Jaws leggerà: Messaggio, uno di 2, se abbiamo un solo allegato; oppure: Messaggio, 1 di X, dove X è il numero di elementi presenti nel campo allegati. Se consideriamo che uno degli elementi presenti è la voce messaggio, in pratica, gli allegati saranno il numero letto meno uno.

Per essere ancora più chiaro, se gli allegati sono due, dirà uno di tre, se sono tre, dirà uno di quattro e così via.

Se l’allegato è uno solo e Jaws dice messaggio, uno di due, basta premere freccia destra e spostarsi sul file allegato. Jaws ne leggerà il nome.

Se lo devi salvare sul disco fisso, per dire in documenti, fare come segue:

1. Copiarlo con control più C negli appunti.

2. Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra e portarsi sul desktop con Windows più M, portarsi sull’icona documenti e premere invio.

3. Una volta in documenti, si può anche scegliere qualsiasi altra cartella. Quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, basta premere control più V per incollare. Abbiamo salvato il file.

4. Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.

5. Quando Premendo shift più tab, ci dice messaggio, uno di X, la cosa si allunga un attimo. Infatti, una volta premuto freccia destra per andare sul primo allegato, per poterli copiare in un colpo solo tutti, dobbiamo selezionarli.

6. Per selezionare tutti gli allegati, basta premere il tasto applicazioni, premere freccia su per trovare seleziona tutti e premere invio.

7. Da questo punto la procedura è la stessa usata per salvare il singolo allegato, quindi, se devi salvare tutti gli allegati su documenti, basta premere control più C per copiare negli appunti tutti gli allegati.

8. Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra con Windows più M, portarsi sull’icona documenti e premere invio.

9. Una volta in documenti, si può scegliere qualsiasi cartella. Quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, premi control più V, per incollare. Abbiamo salvato i file.

10. Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.

Nota bene:

a. Se abbiamo bisogno di leggere i nomi di tutti gli allegati, invece di premere freccia destra, dobbiamo premere control più freccia destra. In questo modo, leggiamo i nomi degli allegati senza selezionarne nessuno.

b. se abbiamo bisogno di salvare solo uno degli allegati, spostandosi con il comando control più freccia destra, quando siamo sull’allegato che ci interessa, premiamo barra spazio per selezionarlo e poi lo copiamo negli appunti con control più C.

c. La procedura normale per salvare gli allegati da un messaggio di posta si effettua tramite un comando da menu che troviamo nel menu file quando siamo su un messaggio di posta che contiene allegati. In pratica, quando siamo posizionati su un messaggio e lo screen-reader ci avvisa che il messaggio ha degli allegati, premiamo alt più F, per aprire il menu file, con freccia giù ci portiamo sul comando salva allegati e premiamo invio. Si apre la procedura guidata e, anche se tale procedura è farraginosa e poco pratica quando la si utilizza da tastiera, seguendola passo passo, si possono salvare gli allegati.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come ripristinare un file con estensione PST danneggiato.

Se si apre la posta e non ci sono più i messaggi vecchi che avevamo al momento che abbiamo chiuso il mailer di posta Microsoft Outlook, si può ripristinare il file PST ad una data precedente, una sorta di ripristino dello stato di tale file, con la stessa modalità che si utilizza per ripristinare il sistema operativo.

Però, siccome ci rendiamo conto di avere il file PST danneggiato nel momento che apriamo il mailer di posta, significa pure che abbiamo scaricato la posta che in quel momento era disponibile sui server dei vari account che sono configurati.

Per non perdere tale posta che un ripristino eliminerebbe senza darci più la possibilità di scaricarla o di recuperarla, faremo una operazione preliminare prima di eseguire il ripristino.

Una volta che ci siamo resi conto che non ci sono più i messaggi di posta nelle varie cartelle, segno che il file pst è danneggiato, portiamoci nelle varie cartelle che abbiamo in Microsoft Outlook, e per ognuna di esse, selezioniamo tutti i messaggi e si copiano negli appunti con control più C.

Si riduce ad icona con Windows più M, si apre la cartella documenti, si crea una cartella con lo stesso nome della cartella di Microsoft Outlook, si entra nella cartella e si incolla con control più V.

Ripetiamo questa operazione per tutte le cartelle di Microsoft Outlook ed abbiamo messo al sicuro la posta scaricata.

Eseguita questa operazione, passiamo a ripristinare il file o i file PST, sperando che tale operazione vada a buon fine, in modo da recuperare tutti i messaggi che apparentemente non ci sono più.

Il ripristino del file PST è possibile solo con le versioni di Microsoft Outlook dalla versione 2007 in poi. Per ripristinare il file PST ad una versione precedente, facciamo come segue:

1. Chiudiamo Microsoft Outlook, ci portiamo nella cartella dove è memorizzato il file o i file PST, secondo la versione utilizzata, selezioniamo il file e premiamo il tasto applicazioni.

2. Dal menu di contesto, scegliamo il comando ripristina versioni precedenti e premiamo invio.

3.Si apre la finestra per consentirci la procedura di ripristino delle versioni precedenti del file PST. Siamo sulla lista dei ripristini possibili che possiamo scorrere con le frecce verticali.

4. Scegliamo un punto di ripristino in base alla data che ci interessa, nome dei file e date vengono lette dallo screen-reader. Nota che abbiamo in elenco i file di ripristino con date a ritroso per il ripristino del file PST.

5. Selezioniamo il file in base alla data che ci interessa, premiamo tab fino al pulsante ripristina e premiamo invio.

6. La procedura ci avvisa che il file sarà ripristinato alla data scelta e che il processo non può essere annullato. Insomma, come i ripristini del sistema operativo. Siamo sul pulsante ripristina e premiamo invio.

7. Viene avviato il processo di ripristino alla data prescelta e in base alla grandezza del file, il sistema impiega del tempo. Alla fine del ripristino, siamo avvisati che il ripristino è stato effettuato, oppure, che il processo di ripristino non è andato a buon fine e che possiamo scegliere un’altra data.

8. siamo sul pulsante OK e premiamo invio.

9. Ritornati nella finestra con la quale abbiamo avviato il ripristino, premiamo tab fino al pulsante OK e premiamo invio per chiudere la finestra.

10. siamo ritornati nella cartella dove abbiamo selezionato il file PST e con alt più F4 la chiudiamo.

Se tutto è andato in porto, aprendo Microsoft Outlook, troviamo tutti i messaggi di posta precedenti alla data prescelta.

Facendo l’importazione dei messaggi dalle cartelle dove li abbiamo salvati, troveremo tutta la posta completamente recuperata.

Per importare i file dalle cartelle create in documenti, con la procedura spiegata sopra, basta selezionare tutti i messaggi di ogni cartella, copiarli negli appunti di Windows con control più C, aprire Microsoft Outlook, aprire la cartella nella quale dobbiamo copiare i messaggi, premiamo control più V e aggiungiamo i messaggi a quelli recuperati. Ripetiamo per tutte le cartelle e, se abbiamo fatto tutto come spiegato, abbiamo recuperato tutta la posta.

Il danneggiamento del file o dei file pst, non è una cosa che avviene sovente, anzi, è difficile che si possa verificare. Però, siccome certi malfunzionamenti possono avvenire, come dicevamo sopra, prevenire è sempre meglio che curare, quindi, meglio che facciamo tesoro di quanto sin qui spiegato.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come ripristinare e configurare Microsoft Outlook.

Per risolvere i problemi con Outlook, recuperare gli archivi di posta, configurare il funzionamento del client di posta, è possibile usare il software gratuito OutlookTools.

Soprattutto in ambito aziendale, Outlook resta oggi uno dei clienti di posta elettronica più utilizzati in assoluto.

Per configurare Outlook e risolvere le principali problematiche legate al suo funzionamento, utile ed efficace è il software gratuito OutlookTools che consente di ripristinare Outlook attraverso una comoda interfaccia grafica.

Gli interventi applicabili con OutlookTools diversamente sarebbero possibili solo intervenendo sulla configurazione del registro di sistema di Windows.

OutlookTools 3.0 è la prima versione del programma rilasciata dopo diversi anni di “silenzio”.

Già risolutivo a suo tempo, OutlookTools si presenta con un’interfaccia completamente rinnovata, più moderna e più chiara.

Il programma supporta tutte le versioni di Outlook – da Outlook 2007 a Outlook 2016 e Office 365 – e permette:

– Semplice visualizzazione delle informazioni legate all’installazione di Outlook.

– Accesso facilitato alle impostazioni di Outlook e alle cartelle contenenti i dati.

– Utilizzo degli strumenti per la risoluzione dei problemi di Outlook.

– Sblocco rapido delle tipologie di file (allegati) bloccate da Outlook.

– Pulizia degli elenchi (MRU, Most Recently Used) di Outlook che raccolgono informazioni sui contenuti utilizzati più di frequente.

– Regolazione del tempo durante il quale viene mostrata la notifica dell’arrivo di un nuovo messaggio di posta (oltre i 30 secondi previsti di default). L’impostazione è valida sui sistemi Windows 7 e/o con Outlook 2007/2010.

Cliccando su General, nella colonna di sinistra, si accede alle informazioni generali sulla configurazione di Outlook e ai pulsanti che consentono, tra gli altri, di avviare una scansione dei file .PST e .OST usati dal client email.

I file .PST vengono usati per la maggior parte degli account. Se si utilizza un account Microsoft Exchange, di norma i messaggi vengono conservati nel server di posta. Per consentire di lavorare anche quando non è possibile connettersi al server di posta, Outlook utilizza un secondo tipo di file (.OST).

Con un clic su Folder paths, si può accedere con un clic alle cartelle che contengono i vari archivi.

Selezionando Startup switches si può invece avviare Outlook con una delle opzioni indicate in questa pagina, al paragrafo Opzioni disponibili.

Facendo riferimento alle sezioni Clean MRU e Blocked attachments si possono, rispettivamente, pulire gli elenchi relativi agli elementi più frequentemente utilizzati da Outlook e permettere la gestione di allegati con estensioni specifiche (eludendo il blocco imposto dal client di posta).

OutlookTools
– Download gratuito e diretto da howto-outlook.com:

https://www.howto-outlook.com/files/outlooktoolssetup.msi

Compatibile con Windows 10.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come ridurre la dimensione di un file di dati con estensione PST.

Questo file che contiene al suo interno quasi tutto di quello che nel programma sono le cartelle, gli account, gli archivi, le regole di posta, eccetera, è posizionato nei percorsi di Windows elencati in precedenza.

Personalmente ho lasciato il nome di default a tale file, ma se qualcuno ne ha cambiato il nome, nella cartella C:\Users\Nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ troverà il file con estensione pst e con il nome che gli ha dato. Ovviamente nei percorsi indicati, al posto di “nome utente” ognuno troverà il nome del suo utente.

Quando si lavora con questo programma, se il computer è poco performante o se non capita mai che la CPU è ferma o poco impegnata, il file PST non si comprime mai e cominciano i problemi di rallentamento della gestione della posta. Quando ciò avviene, senza necessariamente pensare che il computer si è fatto vecchio, o di pensare di cambiare programma di posta, basta andare a controllare la grandezza del file PST di Microsoft Outlook e, se risultasse molto grande, diciamo più di un giga, è necessario comprimerlo manualmente per ripristinare un funzionamento decente di questo browser.

Come si legge dal sito Microsoft, questo file non viene compresso automaticamente ogni volta che si chiude e si apre il programma, come avveniva con Outlook Express o con Windows Mail, ma il file viene compresso solo quando abbiamo il programma di posta aperto ed il computer rimane pressoché fermo, quindi, nelle fasi di non lavoro.

Siccome il mio computer è difficile che rimane inoperoso, ecco che mi si è verificato il problema.

Ecco cosa scrivono sul sito Microsoft:

“Se si eliminano elementi da un file di dati di Outlook (con estensione pst), il file viene compattato automaticamente in background quando non si utilizza il computer e Outlook è in esecuzione. E’ inoltre possibile avviare subito manualmente il comando di compattazione. La compattazione di un file di dati di Outlook (con estensione pst) potrebbe richiedere alcuni minuti.”

Siccome è difficile che il computer rimane inoperoso, ecco come comprimere il file archivio PST di Microsoft Outlook, in modo che ognuno lo può fare quando nota problemi di rallentamento o di blocco del browser Microsoft:

1. Eliminare tutti gli elementi che non si desidera conservare da tutte le cartelle.

2. Svuotare la cartella Posta Eliminata.

3. Premere alt più F, per aprire la barra dei menu. Siamo sul menu file.

4. Premiamo freccia giù fino a Informazioni. Con freccia destra tre volte ci portiamo su Impostazioni account, sottomenu, e premiamo due volte invio.

5. Nella multischeda delle impostazioni account che si apre, siamo sulla scheda posta. Premiamo freccia destra e siamo su file di dati.

6. Nella scheda File di dati, premiamo tab fino al campo che contiene i file PST. Per fare prima, premere due volte shift più tab.

7. Con le frecce selezioniamo il file di dati PST che vogliamo comprimere. Nel mio Outlook si chiama outlook.pst, ma si deve scegliere il file con il nome che gli avete dato. Se ne avete più di uno, bisogna fare la procedura per ognuno dei file presenti in questa cartella.

8. Premiamo tab fino a trovare il pulsante Impostazioni e premiamo invio.

9. Con tab cerchiamo il campo che contiene il pulsante Compatta e premiamo invio.

Nota bene: Il computer impiega del tempo per comprimere il file. Tale tempo dipende dalla grandezza del file, dalla memoria RAM installata e dalla velocità della CPU. Possiamo avere la sensazione che il computer si è bloccato, ma abbiate pazienza e lasciatelo lavorare, senza essere impazienti e cercare di sapere cosa sta facendo. Se avete un occhio in prestito, fate guardare, ma vi assicuro che nemmeno con gli occhi si vede quello che sta facendo il computer, quindi, dovete solo aspettare.

Dopo aver compresso un file di dati di Microsoft Outlook con estensione pst, non sarebbe necessario uscire dal programma di posta e si può continuare a lavorare, ma vi consiglio di chiudere il programma, riavviare il computer e riaprire il programma di posta.

La pulizia delle cartelle di posta e la compressione di questo file PST servono per avere una gestione della posta senza problemi, quindi, si consiglia di tenere sotto osservazione non il file direttamente, ma bisogna notare se si verificano rallentamenti o blocchi momentanei del programma di posta.

Se, per esempio, aprite un messaggio di posta, e lo screen-reader tarda ad avviare la sintesi, o se mentre sta parlando comincia a balbettare o addirittura si blocca per riprendersi dopo qualche manciata di secondi, è arrivato il momento di fare una pulizia in tutte le cartelle e poi la compressione del file PST, come spiegato sopra.

A volte basta essere solo attenti a quello che avviene e, con questi semplici accorgimenti, tenere il computer perfettamente in forma.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come inviare una email ad una determinata data ed ora.

non lo so gli altri programmi, ma Microsoft Outlook, programma di posta del pacchetto Office che utilizzo da più di 10 anni, ti consente di inviare una email ad una determinata data e ad una ora prestabilita e da te scelta.

Però, il computer deve essere acceso ed il programma di posta deve essere avviato. Praticamente è la tipica situazione di un ufficio che quando è aperto, ha i computer accesi e il programma di posta attivo per inviare e ricevere la posta.

La stessa operazione la si può fare anche con l’invio di email dal sito GMail, altro servizio che lo consente e non è necessario avere il computer acceso o l’account di posta aperto su internet. Questa opportunità l’ho scoperta da poco.

Per la prima opportunità, fare come segue:

1. Prepara un messaggio di posta completo in ogni sua parte.

2. Apri i menu con alt, premi freccia sinistra 2 volte, per essere certo di trovarti sulla barra dei menu.

3. Spostati con freccia destra fino a trovare opzioni, freccia giù fino a trovare verifica, sottomenu, freccia destra e subito freccia su, per trovare opzioni messaggio … e premi invio.

4. Si apre una scheda di impostazioni che possiamo scorrere con tab, nella quale possiamo impostare molte cose. Con tab, raggiungiamo il campo Non recapitare prima di, casella di controllo non attivata.

5. Attiviamo la casella con barra spazio.

6. Con tab, troviamo due campi di editazione consecutivi per la data e per l’ora, nei quali possiamo leggere la data e l’ora del momento in cui si apre questa finestra di impostazione.

7. In questi due campi editazione, possiamo modificare i dati presenti, modificandoli a nostro piacimento. In pratica, possiamo inserire la data e l’ora in cui Outlook deve inviare l’email che stiamo preparando.

8. Possiamo anche modificare la sola data o la sola ora o entrambi i dati. Per la data, digitiamo quella che vogliamo, ma possiamo anche modificare quella esistente. Per l’ora, possiamo scegliere con le frecce verticali quella che ci serve.

9. Terminata la nostra scelta, con tab ci portiamo sul pulsante chiudi e premiamo invio.

10. Siamo di nuovo sul messaggio, quindi, possiamo controllare e modificare all’occorrenza quello che vogliamo. premendo control più invio, il messaggio viene trasferito in posta in uscita e sarà inviato all’ora della data scelta, ma solo se in quel momento il computer è acceso. Se il computer a quell’ora non è acceso, il messaggio sarà inviato non appena accenderemo il computer ed apriremo il browser di posta.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come inserire nei messaggi il campo CCN.

Per una questione di privacy quando invii a tante persone, magari usando un gruppo impostato nella rubrica di posta o digitando a mano gli indirizzi, devi inserire il tutto nel campo CCN che trovi con il tasto tab dopo aver aperto un nuovo messaggio.

Se non trovi il campo CCN, copia carbone nascosta, appena aperto un nuovo messaggio, apri la barra dei menu con alt, premi due volte freccia sinistra per essere sicuro di essere nella barra dei menu, premi freccia destra fino ad Opzioni, freccia giù fino a Mostra campi, sottomenu, freccia destra per aprire il sottomenu, trovi CCN e premi invio per attivarlo.

Da quel momento, quando si apre un nuovo messaggio, troveremo anche il campo CCN.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it