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Impostare regole di posta.

Qualunque sia il Mailer di posta utilizzato, quando si ha bisogno di gestire molti messaggi, per esempio privati, associativi e liste di discussione, è bene usare delle regole di posta. Infatti, con esse si ha la possibilità di smistare i messaggi in cartelle diverse, create appositamente allo scopo, per avere la possibilità di leggere poi i messaggi, spostati in esse, in ordine all’importanza che gli diamo.

Più volte ho dato indicazioni su come impostare una regola di posta più o meno complessa, per soddisfare a queste specifiche esigenze.

Al momento sto utilizzando Microsoft Outlook e, in cerca di altre impostazioni, ho trovato per caso una funzione da menu di contesto che consente di spostare tutti i messaggi provenienti da un account o da una lista di discussione in una cartella, creando automaticamente la regola di posta, senza avere il bisogno di decidere le condizioni per creare la regola.

A dire il vero, questa funzione nei prodotti Microsoft, anche quelli gratuiti quali Outlook Express e Windows Mail è sempre esistita, quindi, molto probabilmente ho scoperto l’acqua calda e le persone che conoscono già questo sistema si faranno un bel sorriso, ma non importa.

Per programmare le regole di posta, si ha bisogno di fare molteplici passaggi e basta sbagliarne uno, per inficiarne il funzionamento.

Questa funzionalità inserita dai programmatori di Microsoft in Outlook di Office è il classico uovo di Colombo, perché praticamente, partendo da un messaggio di posta, con due passaggi si fa tutto.

Senza aver bisogno di impostare una regola di posta, ammesso che non abbiamo bisogno di creare una regola complessa e ci serve solo spostare determinati messaggi in una cartella, con tutti i passaggi che consentono veramente di creare tutte le condizioni possibili ed immaginabili, ecco come fare:

1. Apriamo il Mailer di posta Microsoft Outlook e posizioniamoci nella cartella posta in arrivo. La procedura vale anche se i messaggi sono stati già spostati in altra cartella, ma ne dobbiamo spostare almeno uno in posta in arrivo.

2. Se abbiamo bisogno di spostare determinati messaggi che arrivano da un utente o da una lista in una cartella, possiamo creare prima la cartella, ma tale operazione la si può fare anche in corso d’opera, direttamente nel secondo passaggio.

3. Ci posizioniamo sul messaggio che vogliamo utilizzare per creare la regola velocemente.

4. Premiamo il tasto applicazione e con le frecce cerchiamo regole, sottomenu.

5. Con freccia destra apriamo il sottomenu e troviamo questi comandi:

– Sposta sempre i messaggi da “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, al posto di “nome lista”, troveremo l’indirizzo di chi ha inviato il messaggio.

– Sposta sempre i messaggi in “nome lista”. Dove “nome lista” è il nome della lista di discussione. Se è un messaggio che non proviene da una lista, non troveremo questo comando.

– Crea regola … Questo comando consente di aprire la gestione regole, per creare una regola complessa, partendo dal messaggio di posta preso in considerazione.

– Gestisci regole … Questo comando serve ad aprire la gestione delle regole per variare le impostazioni di qualche regola, di cancellare una regola, quindi ci consente di gestire le regole.

6. Il comando da usare in qualsiasi caso è il primo. Quindi, dando invio sul primo comando, dopo pochi secondi, si apre l’albero delle cartelle.

7. Se la cartella da usare per accogliere i messaggi l’abbiamo già creata, con l’iniziale del nome che gli abbiamo dato, ci spostiamo su di essa e premiamo invio.

8. Dopo una manciata di secondi, il tempo dipende dalla velocità di elaborazione del computer e dalla quantità di messaggi presenti in cartella, tutti i messaggi provenienti dalla lista o dall’utente saranno spostati nella cartella scelta.

9. Se non abbiamo creato la cartella in precedenza, con Tab ci spostiamo sul pulsante nuova e premiamo invio.

10. Si apre la procedura per creare una nuova cartella, quindi scriviamo il nome e non premiamo invio.

11. Premiamo tab fino alla lista delle cartelle e cercheremo una delle seguenti voci: cartelle Personali oppure una voce con il nome dell’account di posta dell’utente.

12. Con tab ci spostiamo sul pulsante OK e premiamo invio.

13. Ci troviamo sul nome della cartella appena creata e premiamo invio. Si avvia lo spostamento e tutti i messaggi vengono spostati in quella cartella.

14. ci troviamo di nuovo nella cartella posta in arrivo da dove eravamo partiti.

15. A questo punto, la regola è stata creata e ogni volta che nella cartella posta in arrivo viene scaricata una email con l’indirizzo della lista o di una persona, tale messaggio viene spostato nella cartella indicata durante la creazione della regola.

Ripetere le operazioni sopra indicate per tutte le regole che vogliamo creare, che, come spiegato sopra, sono di una semplicità disarmante.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Creazione Firma personale e suo inserimento nei messaggi.

Precedentemente, abbiamo visto come creare un account di posta ed ora vedremo come usare una firma per quello predefinito, mentre, se abbiamo più di una firma, vedremo come scegliere quella da abbinare ad un messaggio che stiamo scrivendo.

Per prima cosa, vediamo come si crea una firma, quindi, facciamo come segue:

1. Andiamo nel menu file con alt più F, con freccia su, scegliamo opzioni e premiamo invio.

2. Si apre la multi scheda delle opzioni e siamo sulla scheda Generali.

3. Con control più tab, ci posizioniamo sulla scheda Posta.

4. Con tab ripetutamente, ci spostiamo sul campo firme… e premiamo invio.

5. Troviamo i campi con i quali si può scrivere il testo della firma, formattandolo come si desidera, utilizzando tutti i comandi a pulsante presenti in questa scheda di opzioni.

6. E’ ovvio che per poter formattare una firma graficamente bella ed accattivante, diciamo in modo professionale, mentre un vedente o un ipovedente non grave può farlo da solo, noi abbiamo bisogno di un occhio in prestito.

7. Se non abbiamo bisogno di avere una firma professionale e vogliamo avere una firma in formato testo, con tutti i dati significativi che vogliamo comunicare agli altri, basta inserire il testo e siamo a posto.

8. Con il tasto tab, raggiungiamo il campo editazione dove si deve scrivere la firma e si scrive il testo, mettendo su ogni riga quello che si vuole far leggere con l’ordine che si vuole.

9. Una volta scritto il testo della firma, premiamo tab fino al pulsante applica e premiamo invio.

10. Abbiamo creato la prima firma personale, anche se, successivamente, creandone altre, possiamo personalizzare ogni firma per l’account desiderato.

11. Siamo ad inizio della finestra e possiamo scegliere di inserire una nuova firma.

12. con tab, ci portiamo sul pulsante nuovo e premiamo invio.

13. Si apre una schermata che ci chiede il nome della firma, quindi, scriviamo un nome significativo e premiamo invio.

14. Si apre la stessa finestra trovata la prima volta che siamo entrati in questa procedura delle firme.

15. Così come abbiamo fatto in precedenza, con il tasto tab, raggiungiamo il campo editazione dove inserire il testo e scriviamo la firma come meglio desideriamo.

16. Premiamo Tab fino a raggiungere il pulsante applica e premiamo invio.

17. Se dobbiamo creare una nuova firma, ripetiamo i passaggi visti sopra.

18. Dopo aver creato almeno la prima firma, oltre al pulsante Nuovo, troviamo i pulsanti elimina e rinomina che servono rispettivamente ad eliminare la firma selezionata o cambiare il nome che abbiamo dato ad essa.

19. Se non dobbiamo fare altro, premere tab fino al pulsante OK e premiamo invio.

20. Ancora tab fino al pulsante OK e premiamo invio.

Per collegare una firma ad un account, faremo come segue:

1. Dopo aver creato la firma o le firme che ci interessano, con il tasto tab ci portiamo sul campo dove sono le firme create.

2. Se vogliamo collegare una firma all’account predefinito, la selezioniamo da questo elenco. Se è una sola, non abbiamo bisogno di selezionare nulla.

3. Con il tasto tab, superiamo i pulsanti elimina, nuovo e rinomina, visti sopra, e troviamo due campi per selezionare l’account da collegare alla firma scelta.

4. Nel primo campo, scegliamo l’account predefinito, in modo che ogni volta che apriamo un nuovo messaggio da compilare, questa firma viene inserita automaticamente.

5. Sul secondo campo, non dobbiamo scegliere nessun account, a meno che non vogliamo che sia inserita la firma in automatico sempre.

Nota bene: se eseguiamo la scelta anche sul secondo campo, quando rispondiamo o inoltriamo un messaggio a qualcuno, nel messaggio che si apre per scrivere, non troveremo solo il testo originale, ma anche la firma predisposta. Personalmente questo seconda scelta o evitato di farla, in modo che nelle risposte e negli inoltri, la firma se serve la scelgo io in base alla risposta che devo dare.

Scelta di una delle firme per inserirla in un messaggio.

Quando si effettua la predisposizione di più firme, per poterne scegliere qualcuna all’occorrenza, indipendentemente dal fatto che in automatico sarà inserita la firma predefinita quando si apre un nuovo messaggio, faremo come segue:

1. Con il messaggio aperto e stando nel corpo del messaggio, premiamo alt per aprire i menu e premiamo due volte freccia sinistra per posizionarci sulla barra dei menu.

2. Con le frecce orizzontali selezioniamo il menu inserisci.

3. Con freccia giù, ci portiamo su includi, sottomenu.

4. Con freccia destra siamo sul pulsante allega file.

5. Premendo freccia su, ci portiamo su firma, pulsante a tendina e premiamo invio.

6. Si apre la tendina con tutte le firme da noi predisposte.

7. Con le frecce verticali, scegliamo una firma e premiamo invio due volte. Premiamo Escape.

8. Nel punto dove era posizionato il cursore nel momento dell’apertura dei menu, sarà scritta la firma da noi scelta.

9. Se vogliamo essere oculati, controlliamo il messaggio prima di spedirlo, rileggendo il testo scritto e magari anche la firma.

10. Non ci resta che spedire il messaggio premendo control più invio.

La gestione delle firme abbinate ad un account.

Se abbiamo bisogno di scegliere in automatico una delle firme predisposte per ogni account che possediamo, facciamo come segue:

1. Apriamo Microsoft Outlook. Siamo in posta in arrivo.

2. Andiamo nel menu file con alt più F, con freccia su, scegliamo opzioni e premiamo invio.

3. Si apre la multi scheda delle opzioni e siamo sulla scheda Generali.

4. Con control più tab, ci posizioniamo sulla scheda posta.

5. Con tab, ci spostiamo sul campo firme… e premiamo invio.

6. Con tab, ci portiamo sulla lista degli account e ne scegliamo uno.

7. con tab, ci portiamo sul campo che contiene le firme da inserire in un nuovo messaggio.

8. Scegliamo la firma da abbinare all’account scelto.

9. Con tab, ci spostiamo al secondo campo con le firme da scegliere per le risposte e per gli inoltri. Se la nostra scelta è quella di inserire lo stesso la firma, scegliamo la stessa firma scelta nel campo precedente. Se non vogliamo far aggiungere in automatico la firma quando rispondiamo o inoltriamo, non facciamo nessuna scelta.

10.Spostandoci con tab e shift più tab tra questi tre campi, possiamo assegnare ad ogni account di quelli posseduti, una delle firme predisposte, scegliendo nel primo campo l’account e negli altri due campi la firma associata.

11. Terminata questa associazione, con tab, cerchiamo il pulsante salva e premiamo invio per salvare le modifiche.

12. Alla fine, premere tab fino ad OK e premere invio.

13. Premere ancora tab fino ad OK e premere invio.

14. Se tutto è stato eseguito come descritto ed ammesso che abbiamo più account di posta, ogni volta che apriamo un nuovo messaggio, la firma sarà predisposta in automatico in base all’account che sarà scelto nel campo DA.

Attenzione! Anche se si possono programmare più firme, dedicandone una per ogni account di posta che si possiede, tale opportunità generalmente si sfrutta in un ufficio. Infatti, questa peculiarità del browser può andar bene per chi ha più account e li utilizza separatamente per diverse attività, giustamente come si fa in un ufficio.

Per chi usa la posta elettronica solo per svago e per le cose personali, di questa gestione avanzata ne possiamo fare anche a meno, anche se in certi casi può essere utile.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come utilizzare il file PST di Outlook e backup dei messaggi.

Outlook memorizza quasi tutto nei file pst di ogni account e, se tutti gli account sono stati impostati con un unico file pst, avremo tutto nel file outlook.pst.

Basta cercare con il trova di Windows, premendo il tasto Windows e digitando *.pst. Windows ci mostra i file pst presenti sulla macchina. Premendo freccia destra quando siamo sul file che ci interessa, si apre un menu dal quale possiamo scegliere Vai al percorso del file e premiamo invio.

Premendo invio, ci troveremo nella cartella che contiene il file.

Questi file non sono altro che il backup di tutto quello che abbiamo impostato in Outlook compreso i messaggi che, al momento di copiare il file, sono presenti nelle varie cartelle del programma.

Per fare un backup, basta salvare in un disco esterno o su una pendrive questi file ogni tanto e siamo preservati da eventuali problemi se si verificasse un blocco o un errore del programma di posta, anche se abbiamo altri mezzi per ripristinare la nostra posta.

Si dice che è meglio prevenire che curare, quindi se ogni tanto salviamo questi file non facciamo male.

La cosa migliore è quella di farsi un backup automatico del file outlook.pst, ma per questa modalità dobbiamo trovare un software semplice da usare e che esegue questa copia in automatico con cadenza giornaliera o settimanale.

Dall’esperienza fatto con Outlook, ecco di seguito un po’ di consigli pratici che consentono di non avere timori nell’utilizzo di questo mailer di posta professionale, predisponendo delle azioni che ci preservano da sorprese.

Esportazione ed importazione semplice dei messaggi di posta, ovviamente, quando si tratta di email importanti.

Esportazione.

Se si ha bisogno di esportare i messaggi di posta elettronica, lo si può fare con la normale procedura di salva con nome, ma si fa molto più semplicemente con un copia ed incolla.

Se, per esempio, abbiamo un messaggio in cartella in arrivo che vogliamo conservare in una cartella apposita che abbiamo nella cartella documenti, faremo come segue:

1. Ci posizioniamo sul messaggio e premiamo control più C, per copiare il messaggio negli appunti di Windows.

2. Premiamo Windows più M, per andare al desktop.

3. Entriamo nella cartella documenti e poi nella cartella dove desideriamo archiviare il messaggio.

4. Premiamo control più V, per incollare.

5. Il messaggio viene salvato con estensione MSG.

6. in futuro, se dall’archivio selezioniamo uno di questi messaggi archiviati, e premiamo invio, si apre Microsoft Outlook e leggiamo il messaggio di posta come quando siamo nel mailer di posta.

Importazione.

Avendo i messaggi salvati nel modo descritto sopra, possiamo importarli in qualsiasi momento all’interno di una qualsiasi cartella di Microsoft Outlook, facendo la procedura inversa. In pratica, si seleziona il file MSG e si copia con control più C. Si apre Microsoft Outlook, si entra nella cartella dove importare il messaggio e si preme control più V.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come spostare cartelle e messaggi in un altro computer.

Quando si vuole spostare la struttura di file e cartelle da un computer ad un altro, basta copiare il file outlook.pst da un computer e sostituirlo nell’altro.

Nota bene:

1. Il file outlook.pst serve anche per salvare un backup della posta in quel momento. Basta copiare detto file da qualche parte, per esempio, su un disco esterno o su una pendrive. Non copiare il file pst sul computer stesso, perché, se si formatta, non si può recuperare.

2. Nella versione di Microsoft Outlook che si sta usando, se è stato impostato per ogni account un file PST, bisogna copiare tutti i vari file PST che troviamo nel percorso che è indicato di seguito.

Il file o i file outlook.pst per le varie versioni di questo mailer di posta li troviamo nei seguenti percorsi:

1. Microsoft Outlook 2003: “”C:\Documents and Settings\utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook\”“

2. Microsoft Outlook 2007: “”C:\Users\utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\”“

3. Microsoft Outlook 2010: “”C:\Users\utente\Documents\File di Outlook\”“
Versioni successive:” “C:\Users\Utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\”.

Nota bene: in questi percorsi, per utente si intende il nome della cartella dell’utente. Per esempio, sul mio computer ho come nome utente Nunziante.

Avere una copia del file o dei file PST di Microsoft Outlook, significa avere un backup della posta e della struttura delle cartelle del mailer, compresa quella dei contatti della rubrica. In seguito ad una formattazione della macchina o ad un danneggiamento di Office tale da essere installato di nuovo, si può sostituire il file o i file PST e si ripristina la struttura della posta elettronica così come l’avevamo prima.

Oltre a servire come backup, il file o i file PST servono quando usiamo la posta su due computer diversi, per esempio, a casa ed in ufficio. Basta portarsi su una pennetta USB il file outlook.pst di casa e sostituirlo sul computer che si usa in ufficio . Quando si va via dall’ufficio, si aggiorna il file sulla pendrive, prelevando quello aggiornato dalla macchina dell’ufficio e, quando si va sull’altro computer a casa, si sostituisce quello vecchio con quello aggiornato che si ha sulla pendrive.

Ogni volta che si esegue questa operazione, sul computer che si utilizza, troviamo pari pari la stessa situazione della posta lasciata sul computer usato fino a poco prima.

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Come si va nella cartella posta eliminata.

Se è stato attivato il campo con la lista delle cartelle, premendo tab, andiamo sul nome della cartella, per esempio posta in arrivo.

Premendo le frecce verticali, ci spostiamo sulla lista delle cartelle. Trovata la cartella che ci interessa, per esempio posta eliminata, premendo invio, ci spostiamo sulla lista dei messaggi di quella cartella.

Se non troviamo il campo con la lista delle cartelle, Ma anche se tale campo è presente, premendo control più Y, si va sull’albero delle cartelle e, anche qui, con le frecce verticali possiamo scorrere la lista delle cartelle. Scelta la cartella che interessa, anche qui, premendo invio, si va sulla lista dei messaggi di quella cartella.

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Come si memorizza un nominativo nella rubrica.

Con la rubrica aperta in una cartella con messaggi chiusi, il comando è shift più control più B, premendo il tasto alt, si apre il menu file.

Con freccia giù troviamo Nuovo. Premendo invio, si apre su un pulsante nuovo contatto e si preme invio.

Si apre la modalità per aggiungere un contatto alla rubrica.

In pratica, si apre una scheda che presenta tutti i campi, per aggiungere gli elementi del contatto, quindi troveremo con tab tutti i campi e per ognuno inseriremo i dati richiesti.

Se serve solo la email, basta compilare il primo campo con nome e cognome e il campo editazione della email che troviamo premendo tab.

Per salvare, basta premere alt più F4, viene richiesto di memorizzare, si conferma su sì ed il contatto viene salvato.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come si aggiunge un account di una email ai contatti.

Quando vogliamo aggiungere il contatto di una email che ci è pervenuta da un indirizzo che non abbiamo, fare come segue:

1. Apri l’email.

2. Con tab o con shift più tab raggiungi il campo che ti dice DA: nome mittente.

3. Con freccia sinistra, la sintesi ti legge l’indirizzo del mittente.

4. Premi il tasto Applicazioni, con freccia giù cerca aggiungi a contatti di Outlook e premi invio.

5. Sei sul nome utente e con tab ti puoi spostare su tutti i campi.

6. Compila tutti i campi che ti interessano, ovviamente, se ne hai bisogno e se vuoi.

7. Quando sei sul campo apposito, verifica l’indirizzo email, spostandoti su di esso fino a leggerlo. Tieni presente che è un campo editazione e ti puoi scostare sul testo per leggerlo anche lettera per lettera.

8. Premi Alt più F4 per chiudere.

9. La sintesi ti chiederà se vuoi salvare.

10. Basta premere invio sul pulsante OK ed il contatto è memorizzato.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come salvare un allegato ad un messaggio.

Per Outlook, una volta che abbiamo aperto un messaggio di posta con allegato, la maniera più pratica per poter salvare uno o più allegati è questa:

Letta l’email, con control più Home ci spostiamo ad inizio messaggio.

Premendo shift più tab, siamo sul campo allegati e Jaws leggerà: Messaggio, uno di 2, se abbiamo un solo allegato; oppure: Messaggio, 1 di X, dove X è il numero di elementi presenti nel campo allegati. Se consideriamo che uno degli elementi presenti è la voce messaggio, in pratica, gli allegati saranno il numero letto meno uno.

Per essere ancora più chiaro, se gli allegati sono due, dirà uno di tre, se sono tre, dirà uno di quattro e così via.

Se l’allegato è uno solo e Jaws dice messaggio, uno di due, basta premere freccia destra e spostarsi sul file allegato. Jaws ne leggerà il nome.

Se lo devi salvare sul disco fisso, per dire in documenti, fare come segue:

1. Copiarlo con control più C negli appunti.

2. Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra e portarsi sul desktop con Windows più M, portarsi sull’icona documenti e premere invio.

3. Una volta in documenti, si può anche scegliere qualsiasi altra cartella. Quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, basta premere control più V per incollare. Abbiamo salvato il file.

4. Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.

5. Quando Premendo shift più tab, ci dice messaggio, uno di X, la cosa si allunga un attimo. Infatti, una volta premuto freccia destra per andare sul primo allegato, per poterli copiare in un colpo solo tutti, dobbiamo selezionarli.

6. Per selezionare tutti gli allegati, basta premere il tasto applicazioni, premere freccia su per trovare seleziona tutti e premere invio.

7. Da questo punto la procedura è la stessa usata per salvare il singolo allegato, quindi, se devi salvare tutti gli allegati su documenti, basta premere control più C per copiare negli appunti tutti gli allegati.

8. Senza chiudere il messaggio, ridurre ad icona la finestra con Windows più M, portarsi sull’icona documenti e premere invio.

9. Una volta in documenti, si può scegliere qualsiasi cartella. Quando siamo arrivati nella cartella dove dobbiamo salvare il file, premi control più V, per incollare. Abbiamo salvato i file.

10. Con alt più tab, ritorniamo sul messaggio aperto e con escape lo chiudiamo.

Nota bene:

a. Se abbiamo bisogno di leggere i nomi di tutti gli allegati, invece di premere freccia destra, dobbiamo premere control più freccia destra. In questo modo, leggiamo i nomi degli allegati senza selezionarne nessuno.

b. se abbiamo bisogno di salvare solo uno degli allegati, spostandosi con il comando control più freccia destra, quando siamo sull’allegato che ci interessa, premiamo barra spazio per selezionarlo e poi lo copiamo negli appunti con control più C.

c. La procedura normale per salvare gli allegati da un messaggio di posta si effettua tramite un comando da menu che troviamo nel menu file quando siamo su un messaggio di posta che contiene allegati. In pratica, quando siamo posizionati su un messaggio e lo screen-reader ci avvisa che il messaggio ha degli allegati, premiamo alt più F, per aprire il menu file, con freccia giù ci portiamo sul comando salva allegati e premiamo invio. Si apre la procedura guidata e, anche se tale procedura è farraginosa e poco pratica quando la si utilizza da tastiera, seguendola passo passo, si possono salvare gli allegati.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come ripristinare un file con estensione PST danneggiato.

Se si apre la posta e non ci sono più i messaggi vecchi che avevamo al momento che abbiamo chiuso il mailer di posta Microsoft Outlook, si può ripristinare il file PST ad una data precedente, una sorta di ripristino dello stato di tale file, con la stessa modalità che si utilizza per ripristinare il sistema operativo.

Però, siccome ci rendiamo conto di avere il file PST danneggiato nel momento che apriamo il mailer di posta, significa pure che abbiamo scaricato la posta che in quel momento era disponibile sui server dei vari account che sono configurati.

Per non perdere tale posta che un ripristino eliminerebbe senza darci più la possibilità di scaricarla o di recuperarla, faremo una operazione preliminare prima di eseguire il ripristino.

Una volta che ci siamo resi conto che non ci sono più i messaggi di posta nelle varie cartelle, segno che il file pst è danneggiato, portiamoci nelle varie cartelle che abbiamo in Microsoft Outlook, e per ognuna di esse, selezioniamo tutti i messaggi e si copiano negli appunti con control più C.

Si riduce ad icona con Windows più M, si apre la cartella documenti, si crea una cartella con lo stesso nome della cartella di Microsoft Outlook, si entra nella cartella e si incolla con control più V.

Ripetiamo questa operazione per tutte le cartelle di Microsoft Outlook ed abbiamo messo al sicuro la posta scaricata.

Eseguita questa operazione, passiamo a ripristinare il file o i file PST, sperando che tale operazione vada a buon fine, in modo da recuperare tutti i messaggi che apparentemente non ci sono più.

Il ripristino del file PST è possibile solo con le versioni di Microsoft Outlook dalla versione 2007 in poi. Per ripristinare il file PST ad una versione precedente, facciamo come segue:

1. Chiudiamo Microsoft Outlook, ci portiamo nella cartella dove è memorizzato il file o i file PST, secondo la versione utilizzata, selezioniamo il file e premiamo il tasto applicazioni.

2. Dal menu di contesto, scegliamo il comando ripristina versioni precedenti e premiamo invio.

3.Si apre la finestra per consentirci la procedura di ripristino delle versioni precedenti del file PST. Siamo sulla lista dei ripristini possibili che possiamo scorrere con le frecce verticali.

4. Scegliamo un punto di ripristino in base alla data che ci interessa, nome dei file e date vengono lette dallo screen-reader. Nota che abbiamo in elenco i file di ripristino con date a ritroso per il ripristino del file PST.

5. Selezioniamo il file in base alla data che ci interessa, premiamo tab fino al pulsante ripristina e premiamo invio.

6. La procedura ci avvisa che il file sarà ripristinato alla data scelta e che il processo non può essere annullato. Insomma, come i ripristini del sistema operativo. Siamo sul pulsante ripristina e premiamo invio.

7. Viene avviato il processo di ripristino alla data prescelta e in base alla grandezza del file, il sistema impiega del tempo. Alla fine del ripristino, siamo avvisati che il ripristino è stato effettuato, oppure, che il processo di ripristino non è andato a buon fine e che possiamo scegliere un’altra data.

8. siamo sul pulsante OK e premiamo invio.

9. Ritornati nella finestra con la quale abbiamo avviato il ripristino, premiamo tab fino al pulsante OK e premiamo invio per chiudere la finestra.

10. siamo ritornati nella cartella dove abbiamo selezionato il file PST e con alt più F4 la chiudiamo.

Se tutto è andato in porto, aprendo Microsoft Outlook, troviamo tutti i messaggi di posta precedenti alla data prescelta.

Facendo l’importazione dei messaggi dalle cartelle dove li abbiamo salvati, troveremo tutta la posta completamente recuperata.

Per importare i file dalle cartelle create in documenti, con la procedura spiegata sopra, basta selezionare tutti i messaggi di ogni cartella, copiarli negli appunti di Windows con control più C, aprire Microsoft Outlook, aprire la cartella nella quale dobbiamo copiare i messaggi, premiamo control più V e aggiungiamo i messaggi a quelli recuperati. Ripetiamo per tutte le cartelle e, se abbiamo fatto tutto come spiegato, abbiamo recuperato tutta la posta.

Il danneggiamento del file o dei file pst, non è una cosa che avviene sovente, anzi, è difficile che si possa verificare. Però, siccome certi malfunzionamenti possono avvenire, come dicevamo sopra, prevenire è sempre meglio che curare, quindi, meglio che facciamo tesoro di quanto sin qui spiegato.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come ripristinare e configurare Microsoft Outlook.

Per risolvere i problemi con Outlook, recuperare gli archivi di posta, configurare il funzionamento del client di posta, è possibile usare il software gratuito OutlookTools.

Soprattutto in ambito aziendale, Outlook resta oggi uno dei clienti di posta elettronica più utilizzati in assoluto.

Per configurare Outlook e risolvere le principali problematiche legate al suo funzionamento, utile ed efficace è il software gratuito OutlookTools che consente di ripristinare Outlook attraverso una comoda interfaccia grafica.

Gli interventi applicabili con OutlookTools diversamente sarebbero possibili solo intervenendo sulla configurazione del registro di sistema di Windows.

OutlookTools 3.0 è la prima versione del programma rilasciata dopo diversi anni di “silenzio”.

Già risolutivo a suo tempo, OutlookTools si presenta con un’interfaccia completamente rinnovata, più moderna e più chiara.

Il programma supporta tutte le versioni di Outlook – da Outlook 2007 a Outlook 2016 e Office 365 – e permette:

– Semplice visualizzazione delle informazioni legate all’installazione di Outlook.

– Accesso facilitato alle impostazioni di Outlook e alle cartelle contenenti i dati.

– Utilizzo degli strumenti per la risoluzione dei problemi di Outlook.

– Sblocco rapido delle tipologie di file (allegati) bloccate da Outlook.

– Pulizia degli elenchi (MRU, Most Recently Used) di Outlook che raccolgono informazioni sui contenuti utilizzati più di frequente.

– Regolazione del tempo durante il quale viene mostrata la notifica dell’arrivo di un nuovo messaggio di posta (oltre i 30 secondi previsti di default). L’impostazione è valida sui sistemi Windows 7 e/o con Outlook 2007/2010.

Cliccando su General, nella colonna di sinistra, si accede alle informazioni generali sulla configurazione di Outlook e ai pulsanti che consentono, tra gli altri, di avviare una scansione dei file .PST e .OST usati dal client email.

I file .PST vengono usati per la maggior parte degli account. Se si utilizza un account Microsoft Exchange, di norma i messaggi vengono conservati nel server di posta. Per consentire di lavorare anche quando non è possibile connettersi al server di posta, Outlook utilizza un secondo tipo di file (.OST).

Con un clic su Folder paths, si può accedere con un clic alle cartelle che contengono i vari archivi.

Selezionando Startup switches si può invece avviare Outlook con una delle opzioni indicate in questa pagina, al paragrafo Opzioni disponibili.

Facendo riferimento alle sezioni Clean MRU e Blocked attachments si possono, rispettivamente, pulire gli elenchi relativi agli elementi più frequentemente utilizzati da Outlook e permettere la gestione di allegati con estensioni specifiche (eludendo il blocco imposto dal client di posta).

OutlookTools
– Download gratuito e diretto da howto-outlook.com:

https://www.howto-outlook.com/files/outlooktoolssetup.msi

Compatibile con Windows 10.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it