Categoria: outlook

Come ridurre la dimensione di un file di dati con estensione PST.

Questo file che contiene al suo interno quasi tutto di quello che nel programma sono le cartelle, gli account, gli archivi, le regole di posta, eccetera, è posizionato nei percorsi di Windows elencati in precedenza.

Personalmente ho lasciato il nome di default a tale file, ma se qualcuno ne ha cambiato il nome, nella cartella C:\Users\Nome utente\AppData\Local\Microsoft\Outlook\ troverà il file con estensione pst e con il nome che gli ha dato. Ovviamente nei percorsi indicati, al posto di “nome utente” ognuno troverà il nome del suo utente.

Quando si lavora con questo programma, se il computer è poco performante o se non capita mai che la CPU è ferma o poco impegnata, il file PST non si comprime mai e cominciano i problemi di rallentamento della gestione della posta. Quando ciò avviene, senza necessariamente pensare che il computer si è fatto vecchio, o di pensare di cambiare programma di posta, basta andare a controllare la grandezza del file PST di Microsoft Outlook e, se risultasse molto grande, diciamo più di un giga, è necessario comprimerlo manualmente per ripristinare un funzionamento decente di questo browser.

Come si legge dal sito Microsoft, questo file non viene compresso automaticamente ogni volta che si chiude e si apre il programma, come avveniva con Outlook Express o con Windows Mail, ma il file viene compresso solo quando abbiamo il programma di posta aperto ed il computer rimane pressoché fermo, quindi, nelle fasi di non lavoro.

Siccome il mio computer è difficile che rimane inoperoso, ecco che mi si è verificato il problema.

Ecco cosa scrivono sul sito Microsoft:

“Se si eliminano elementi da un file di dati di Outlook (con estensione pst), il file viene compattato automaticamente in background quando non si utilizza il computer e Outlook è in esecuzione. E’ inoltre possibile avviare subito manualmente il comando di compattazione. La compattazione di un file di dati di Outlook (con estensione pst) potrebbe richiedere alcuni minuti.”

Siccome è difficile che il computer rimane inoperoso, ecco come comprimere il file archivio PST di Microsoft Outlook, in modo che ognuno lo può fare quando nota problemi di rallentamento o di blocco del browser Microsoft:

1. Eliminare tutti gli elementi che non si desidera conservare da tutte le cartelle.

2. Svuotare la cartella Posta Eliminata.

3. Premere alt più F, per aprire la barra dei menu. Siamo sul menu file.

4. Premiamo freccia giù fino a Informazioni. Con freccia destra tre volte ci portiamo su Impostazioni account, sottomenu, e premiamo due volte invio.

5. Nella multischeda delle impostazioni account che si apre, siamo sulla scheda posta. Premiamo freccia destra e siamo su file di dati.

6. Nella scheda File di dati, premiamo tab fino al campo che contiene i file PST. Per fare prima, premere due volte shift più tab.

7. Con le frecce selezioniamo il file di dati PST che vogliamo comprimere. Nel mio Outlook si chiama outlook.pst, ma si deve scegliere il file con il nome che gli avete dato. Se ne avete più di uno, bisogna fare la procedura per ognuno dei file presenti in questa cartella.

8. Premiamo tab fino a trovare il pulsante Impostazioni e premiamo invio.

9. Con tab cerchiamo il campo che contiene il pulsante Compatta e premiamo invio.

Nota bene: Il computer impiega del tempo per comprimere il file. Tale tempo dipende dalla grandezza del file, dalla memoria RAM installata e dalla velocità della CPU. Possiamo avere la sensazione che il computer si è bloccato, ma abbiate pazienza e lasciatelo lavorare, senza essere impazienti e cercare di sapere cosa sta facendo. Se avete un occhio in prestito, fate guardare, ma vi assicuro che nemmeno con gli occhi si vede quello che sta facendo il computer, quindi, dovete solo aspettare.

Dopo aver compresso un file di dati di Microsoft Outlook con estensione pst, non sarebbe necessario uscire dal programma di posta e si può continuare a lavorare, ma vi consiglio di chiudere il programma, riavviare il computer e riaprire il programma di posta.

La pulizia delle cartelle di posta e la compressione di questo file PST servono per avere una gestione della posta senza problemi, quindi, si consiglia di tenere sotto osservazione non il file direttamente, ma bisogna notare se si verificano rallentamenti o blocchi momentanei del programma di posta.

Se, per esempio, aprite un messaggio di posta, e lo screen-reader tarda ad avviare la sintesi, o se mentre sta parlando comincia a balbettare o addirittura si blocca per riprendersi dopo qualche manciata di secondi, è arrivato il momento di fare una pulizia in tutte le cartelle e poi la compressione del file PST, come spiegato sopra.

A volte basta essere solo attenti a quello che avviene e, con questi semplici accorgimenti, tenere il computer perfettamente in forma.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come inviare una email ad una determinata data ed ora.

non lo so gli altri programmi, ma Microsoft Outlook, programma di posta del pacchetto Office che utilizzo da più di 10 anni, ti consente di inviare una email ad una determinata data e ad una ora prestabilita e da te scelta.

Però, il computer deve essere acceso ed il programma di posta deve essere avviato. Praticamente è la tipica situazione di un ufficio che quando è aperto, ha i computer accesi e il programma di posta attivo per inviare e ricevere la posta.

La stessa operazione la si può fare anche con l’invio di email dal sito GMail, altro servizio che lo consente e non è necessario avere il computer acceso o l’account di posta aperto su internet. Questa opportunità l’ho scoperta da poco.

Per la prima opportunità, fare come segue:

1. Prepara un messaggio di posta completo in ogni sua parte.

2. Apri i menu con alt, premi freccia sinistra 2 volte, per essere certo di trovarti sulla barra dei menu.

3. Spostati con freccia destra fino a trovare opzioni, freccia giù fino a trovare verifica, sottomenu, freccia destra e subito freccia su, per trovare opzioni messaggio … e premi invio.

4. Si apre una scheda di impostazioni che possiamo scorrere con tab, nella quale possiamo impostare molte cose. Con tab, raggiungiamo il campo Non recapitare prima di, casella di controllo non attivata.

5. Attiviamo la casella con barra spazio.

6. Con tab, troviamo due campi di editazione consecutivi per la data e per l’ora, nei quali possiamo leggere la data e l’ora del momento in cui si apre questa finestra di impostazione.

7. In questi due campi editazione, possiamo modificare i dati presenti, modificandoli a nostro piacimento. In pratica, possiamo inserire la data e l’ora in cui Outlook deve inviare l’email che stiamo preparando.

8. Possiamo anche modificare la sola data o la sola ora o entrambi i dati. Per la data, digitiamo quella che vogliamo, ma possiamo anche modificare quella esistente. Per l’ora, possiamo scegliere con le frecce verticali quella che ci serve.

9. Terminata la nostra scelta, con tab ci portiamo sul pulsante chiudi e premiamo invio.

10. Siamo di nuovo sul messaggio, quindi, possiamo controllare e modificare all’occorrenza quello che vogliamo. premendo control più invio, il messaggio viene trasferito in posta in uscita e sarà inviato all’ora della data scelta, ma solo se in quel momento il computer è acceso. Se il computer a quell’ora non è acceso, il messaggio sarà inviato non appena accenderemo il computer ed apriremo il browser di posta.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come inserire nei messaggi il campo CCN.

Per una questione di privacy quando invii a tante persone, magari usando un gruppo impostato nella rubrica di posta o digitando a mano gli indirizzi, devi inserire il tutto nel campo CCN che trovi con il tasto tab dopo aver aperto un nuovo messaggio.

Se non trovi il campo CCN, copia carbone nascosta, appena aperto un nuovo messaggio, apri la barra dei menu con alt, premi due volte freccia sinistra per essere sicuro di essere nella barra dei menu, premi freccia destra fino ad Opzioni, freccia giù fino a Mostra campi, sottomenu, freccia destra per aprire il sottomenu, trovi CCN e premi invio per attivarlo.

Da quel momento, quando si apre un nuovo messaggio, troveremo anche il campo CCN.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come creare Liste di distribuzione, chiamate anche Gruppi.

Quando si usa la posta elettronica in modo massiccio, per esempio in un ufficio, e i contatti cui inviare la posta sono tanti, oppure, se si volesse creare una newsletter direttamente all’interno del proprio browser di posta, per alcuni programmi è possibile utilizzare le liste di distribuzione. Esse consistono nel creare dei gruppi di contatti ai quali diamo un nome e quando vogliamo inviare una email a tutti quelli che fanno parte del gruppo, non ci dobbiamo preoccupare di ricordare o scegliere tutti i nominativi, ma basta digitare nel campo apposito, A, CC o CCN, il nome del gruppo.

Come sicuramente vi renderete conto, essendo ogni gruppo di contatti formato da un insieme di contatti, un gruppo ci consente di semplificare moltissimo l’invio della posta elettronica.

Quando si utilizzano gruppi di contatti, la prima cosa da tener presente, se inseriamo il gruppo nei campi A oppure CC, tutti gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari sono visibili a tutti i componenti del gruppo. Se vogliamo far si che nessuno dei componenti del gruppo venga a conoscenza degli indirizzi email degli altri componenti, il nome del gruppo lo dobbiamo inserire nel campo CCN.

I gruppi di contatti sono concepiti per essere utilizzati in alcuni browser di posta e vengono generalmente denominati liste di distribuzione. Vediamo come si genera un gruppo di contatti in Outlook, procedura che ora deve tener conto che molti provider di posta non consentono di inviare una email a più di 50 indirizzi.

Premessa: prima di inoltrarci nella procedura di creazione della lista di distribuzione, premendo insert più V, apriamo le impostazioni rapide di Jaws ed attiviamo, se non fossero attivati, i menu ribbon, attivando con barra spazio l’apposita casella che raggiungiamo premendo freccia giù.

Per la creazione di un Gruppo di Contatti, stando in una delle finestre di Microsoft Outlook, facciamo come segue:

1. Premiamo control più shift più B, per aprire la rubrica di Microsoft Outlook.

2. Premiamo tab e dovremmo essere sull’elenco di tutti i nostri contatti. Se non fosse così, premiamo tab fino a trovare Altre colonne e con le frecce, trovare solo nome. Premere tab fino a spostarsi sulla lista dei contatti.

3. Apriamo la barra dei menu con alt, freccia giù fino a nuova voce… e premiamo invio. Con freccia giù, scegliamo Nuovo gruppo di contatti e premiamo invio.

4. Si apre un campo editazione e ci viene chiesto di digitare il nome. digitiamo il nome da dare alla lista di distribuzione. Per esempio, lista amici.

5. Premendo invio, viene confermato il nome della lista di distribuzione e con il tasto tab ci possiamo spostare tra due campi, il nome della lista e la lista degli elementi in essa contenuti. Quest’ultima è vuota, perché non abbiamo ancora inserito al suo interno dei contatti.

6. Avendo attivato i menu ribbon nelle impostazioni rapide di Jaws, con alt apriamo la barra dei menu e premiamo due volte freccia sinistra per essere certi di stare nella barra e poter scegliere l’etichetta di menu giusta. Dopo aver premuto due volte freccia sinistra, con le frecce orizzontali si possono selezionare una alla volta, tutte le etichette della barra dei menu ribbon e qualche pulsante.

7. Con freccia sinistra, cerchiamo l’etichetta di menu Gruppo di contatti tab.

8. Premiamo freccia giù fino a trovare azioni sottomenu. Siamo su salva e chiudi. Premiamo invio e la lista di distribuzione vuota è stata creata.

9. Siamo nella cartella contatti e selezioniamo la lista amici appena creata. Premiamo invio e vengono mostrati a schermo due campi: Nome lista e lista dei componenti aggiunti che è ancora vuota. Ci possiamo spostare tra i due campi con tab.

10. Premiamo tab e ci spostiamo sulla lista vuota. Premiamo il tasto alt e subito due volte freccia sinistra. Con le frecce orizzontali, cerchiamo Gruppo di contatti tab.

11. Premiamo freccia giù, fino a trovare membri sottomenu. Premiamo freccia destra per entrare nel sottomenu. Siamo su aggiungi membri , popup, ha un sottomenu, e premiamo invio.

12. Si apre il menu, con le frecce verticali scegliamo la voce dalla rubrica e premiamo invio.

13. Si apre la lista della nostra rubrica e con tab ci spostiamo sulla lista dei contatti da dove, con le frecce, scegliamo il primo dei nomi che vogliamo aggiungere alla lista di distribuzione che stiamo creando. Premiamo invio per aggiungerlo alla lista.

14. Continuiamo a scorrere la lista e per ogni elemento che vogliamo aggiungere alla lista di distribuzione, premiamo invio. Qualche volta, la lista si potrebbe chiudere. Con freccia giù la possiamo riaprire e scorrerla con freccia giù, aggiungendo altri contatti sempre con invio.

15. Terminato l’aggiunta dei contatti alla lista, premiamo tab fino al pulsante OK e premiamo invio.

16. Si chiude la finestra e siamo di nuovo sui due campi: nome lista ed elenco dei componenti della lista di distribuzione. Ci spostiamo con tab sulla lista dei componenti che ora ha al suo interno i contatti che abbiamo aggiunto e che possiamo scorrere con le frecce verticali.

17. Qualora ne avessimo dimenticato qualcuno, ripetiamo i passi precedenti da 10 a 16 e aggiungiamo i contatti mancanti.

18. Se abbiamo aggiunto qualche contatto in più, basta selezionarlo nella lista, premere il tasto alt, dovremmo già essere nel sottomenu membri, del menu ribbon Gruppo di contatti, quindi, premiamo freccia giù fino a rimuovi e premiamo invio. Se non fossimo nel menu indicato, premere di nuovo due volte freccia sinistra, andiamo su Gruppo di contatti tab, freccia giù fino a membri sottomenu, freccia destra e poi freccia giù fino a rimuovi, premiamo invio e cancelliamo il contatto. Per fare prima, premiamo canc.

19. Terminato di comporre la lista, quando siamo sicuri di aver terminato, premiamo alt, freccia sinistra due volte, andiamo su Lista di distribuzione tab, premiamo freccia giù fino ad azioni sottomenu, freccia destra per aprire il sottomenu, siamo su salva e chiudi e premiamo invio per il salvataggio della lista. Se vogliamo fare prima, basta premere escape, ci viene chiesto se vogliamo salvare, è già posizionato su Si, premiamo invio e salviamo.

20. Per usare la lista, basta aprire un nuovo messaggio con control più N, premere tab fino al campo CCN, scriviamo il nome della lista, nel nostro caso Lista Amici, completiamo il messaggio e lo inviamo con control più invio.

Nota bene:

– Per aggiungere o cancellare elementi dalla lista di distribuzione, basta ripetere i passi sopra indicati.

– Il numero di elementi che una lista di distribuzione può contenere, anche se consistente, è limitato. Non si possono utilizzare per l’invio di un messaggio non più di 99 indirizzi e qualche gestore addirittura consente di inviare a non più di 49 indirizzi.

– Se i componenti da utilizzare per una lista di distribuzione sono più di 99, creare tante liste, in modo che ognuna deve contenere non più degli elementi concessi. In questo caso, se, per esempio le liste sono tre, bisogna inviare tre messaggi identici, utilizzando per esempio, lista amici 1, lista amici 2 e lista amici 3. Se i membri aumentano, si aggiungono altre liste seguendo la numerazione per non imbrogliarsi.

– Se si cancella una lista, i contatti vengono cancellati solo dalla lista di distribuzione e non dalla lista contatti.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come configurare in Outlook un secondo indirizzo email.

Per spiegare come aggiungere un secondo indirizzo email, facciamo l’ipotesi di aggiungere un account GMail, avendo già Alice come account principale.

Procuriamoci i dati di impostazione di un account GMail POP3 o IMAP e teniamoli disponibili.

Apri Microsoft Outlook. Vai nel menu strumenti ed apri la gestione degli account. Vai con tab sul pulsante nuovo e premi invio. Da questo punto in avanti, devi solo inserire i dati che ti richiede. Ovviamente i dati sono quelli che ti sono stati forniti all’atto della richiesta del nuovo account.

Le spiegazioni dettagliate sono sopra.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come configurare e inserire un account.

Nota bene:

a. In questo scritto farò l’esempio per inserire un account PEC, ma chiarisco subito che è la stessa cosa di un account normale.

b. L’account è quello POP, quindi, quello che ci consente di scaricare fisicamente i messaggi nel computer.

c. Spiegherò la configurazione della PEC di Poste Italiane ma vale per qualsiasi altra PEC o account normale.

d. Usando da anni i prodotti di Poste Italiane come Firma Digitale e PEC, ricordo a tutti che la firma digitale su pendrive che è l’unica accessibile su pendrive, costa 73 Euro per tre anni e 15 euro per il rinnovo per altri tre anni. Inoltre, la PEC con un giga di spazio web costa circa 7 Euro all’anno.

Chi utilizza il browser di posta Microsoft Outlook del pacchetto Office, oltre a conoscere bene le impostazioni della propria casella PEC, deve sapere che se non configura tutte le schede delle impostazioni in modo preciso e come previsto, è difficile usare da computer la posta certificata.

Di seguito indico le impostazioni della PEC di Poste per Microsoft Outlook , impostazioni prelevate dal sito http://www.poste.it e che ho ampliato ed adattato con comandi da tastiera, in modo che gli utilizzatori di PEC e Browser hanno il necessario per configurarla da soli. Inoltre, chi usa Microsoft Outlook e la PEC di altro gestore può usufruire di queste spiegazioni, cambiando i parametri di impostazione ricevuti dal provider al posto di quelli che ho indicato di seguito. Ecco come si crea una casella di posta sul computer:

1. Aprire il menu File, premendo alt più F.

2. Con le frecce verticali, portarsi su Informazioni. Aprire il sottomenu Informazioni con freccia destra, cercare e premere invio su Impostazioni account e poi ancora su Impostazioni account.

3. Dare invio sul pulsante Nuovo che cerchiamo con tab.

4. Scegliere Account di posta elettronica e premere invio su Avanti che si raggiunge con tab.

5. Scegliere con le frecce Configura manualmente le impostazioni del server o tipi di server aggiuntivi e premere invio su Avanti che si raggiunge con tab.

6. Scegliere con le frecce Posta elettronica Internet e premere invio su Avanti che raggiungiamo con tab.

7. Inserire i dati della casella di posta nei campi appositi della finestra Informazioni utente come segue:

a. Nome: il nome è a libera scelta. Per esempio, Nunziante, oppure, PEC – Nunziante, o anche Nunziante Esposito – PEC. E’ il nome che appare quando chi riceve il messaggio legge dall’indirizzo della casella PEC.

b. Indirizzo posta elettronica: inserire l’indirizzo mail della casella che ci è stato fornito dal gestore.

c. Scegliere tra IMAP e POP3.

Informazioni server:

a. Scegliere Tipo account IMAP:

Server di posta in arrivo: mail.postecert.it
Server di posta in uscita (SMTP): mail.postecert.it

Informazioni accesso.

a. Nome utente: inserire l’indirizzo mail della casella PEC.

b. Password: inserire la password ricevuta insieme alla casella PEC dal gestore.

c. Attivare Memorizza password.

d. Premere invio su Altre impostazioni e si apre una multischeda di impostazioni sulla quale ci muoviamo sulla scheda con tab e con shift più tab, e tra le schede con control più tab o control più shift più tab.

8. Nella cartella Generale sotto Account di posta digitare il nome da assegnare. Il nome è a libera scelta. Per esempio: PEC – Nunziante Esposito. E’ il nome che appare nella lista degli indirizzi di posta tra le impostazioni.

9. Con control più tab, spostarsi sulla scheda Server della posta in uscita. Premere tab e attivare la casella di controllo, Il server della posta in uscita (SMTP) richiede l‘autenticazione.

10. con tab, spostarsi al campo successivo ed attivare Utilizza le stesse impostazioni del server della posta in arrivo.

11. Con control più tab, spostarsi su Impostazioni avanzate. Con tab, spostarsi sul campo utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente, e scegliere SSL o TLS, come indicato dal gestore.

12. Premendo shift più tab, spostarsi ai campi precedenti e accertarsi che in Server posta in arrivo IMAP, appaia il valore 993, altrimenti inserire 993.

13. Con tab, spostarsi ai campi successivi e per il Server posta in uscita, SMTP, scrivere il valore 465.

14. Con tab, ci spostiamo al campo successivo, utilizzare il tipo di connessione crittografata seguente, e scegliere SSL o TLS, come indicato dal gestore.

15. Con tab, spostarsi ai campi successivi, fino a raggiungere il pulsante OK e premere invio.

16. ritorniamo nella finestra precedente, siamo sul pulsante Avanti e premiamo invio.

17. Outlook prova automaticamente a stabilire una connessione con la casella di posta che abbiamo terminato di impostare.

18. Se è stato configurato tutto correttamente e dopo qualche manciata di secondi ci viene fornito il messaggio Operazione completata, Chiudi pulsante, premere tab ripetutamente. Leggere il risultato dell’operazione, premere ancora tab fino a chiudi e premere invio.

19. Se l’attesa è troppa, ci dobbiamo solo aspettare che non risulterà Operazione completata. Quando compare il pulsante chiudi, con tab ci portiamo sui campi dove ci viene letto cosa è avvenuto. Se la connessione non risulta corretta, premiamo invio su chiudi che raggiungiamo con tab e ricontrolliamo tutti i dati di impostazioni indicati sopra.

20. Se tutto è avvenuto con successo, quando diamo invio su chiudi, ci ritroviamo sul pulsante fine. Per chiudere la procedura, premere invio. Ci ritroviamo sulla finestra principale delle impostazioni account. Chiudere con alt più F4.

La casella di posta, normale o PEC che sia, in modalità IMAP è stata configurata ed è stata aggiunta nel browser Microsoft Outlook e si può usare come una qualsiasi altra casella di posta elettronica di tipo IMAP.

Sopra abbiamo visto le impostazioni per la casella IMAP, ma se si volesse configurare una casella POP3?

Non c’è molta differenza e cambiano due o tre parametri. Di seguito i dati sintetici di configurazione per le caselle PEC per POP3 e IMAP.

Primo punto che cambia: la Lettera C del punto 7, diventa: scegliere POP 3.

Per il POP3 solo alcuni dati sono diversi, ma vediamoli di seguito, tenendo conto che, usando POP3, se si vogliono lasciare i messaggi sul server, scaricandoli fisicamente sul computer, ma lasciando una copia di riserva, cioè usando lo spazio web della casella come archivio, questa funzione la dobbiamo impostare nel browser di posta che viene usato e che chi usa Microsoft Outlook, tale opzione la trova in altre impostazioni, impostazioni avanzate, praticamente dove si impostano le porte e la crittografia SSL, vedi descrizione scheda impostazioni avanzate punto 11 delle impostazioni sopra indicate.

Tra POP3 ed IMAP, Cambiano anche i dati dei server e le porte, sia in ingresso, sia in uscita. Però, non ci dobbiamo preoccupare più di tanto di questi dati, perché ci vengono forniti dal gestore che fornisce il servizio di Posta Elettronica Certificata, assieme al nome utente e alla password. La cosa di cui preoccuparsi è quella di inserire, correttamente digitati, i parametri precisi da usare per le due tipologie di account, come indicato sopra.

Tali dati si trovano anche su Internet molto facilmente cercando con un motore di ricerca la stringa “pop3 e imap”, senza le virgolette, seguìta dal nome del provider che, in pratica, è quello che segue la chiocciola dell’indirizzo email.

Ecco i parametri per la mia posta certificata che Poste Italiane mi ha fornito quando ho sottoscritto il contratto per acquistare il mio account di Posta Certificata.

Server posta in arrivo:

mail.postecert.it
protocollo pop3:

il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 995
protocollo imap:

il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 993

Server posta in uscita:

mail.postecert.it
protocollo SMTP, uguale per POP3 e IMAP:

il server richiede una connessione crittografata (SSL) porta 465
Attivare la funzione: “Server della posta in uscita – Autenticazione del server necessaria”.

Per chi avesse problemi e non riuscisse a configurare la casella come POP3, si consiglia di usare una casella IMAP.

Modificare un account di posta, renderlo predefinito o eliminarlo.

Se si deve modificare un account già esistente, si eseguono i punti visti sopra, ma invece di scegliere il pulsante nuovo, si sceglie il pulsante cambia. Ripercorrendo le indicazioni sopra, invece di inserire dati che non ci sono, si vanno a modificare quelli esistenti ed inseriti in precedenza, oppure, se si sta verificando, si controllano e si correggono eventuali errori.

Per rendere un account predefinito, una volta aperta la finestra degli account, con tab cerchiamo la lista degli account, con le frecce si seleziona quello che si vuole rendere predefinito, con tab si va sul pulsante predefinito e si preme invio. Da questo momento, i nuovi messaggi che invieremo, saranno inviati con il nuovo account scelto come predefinito.

Per eliminare un account, una volta aperta la finestra degli account, con tab cerchiamo la lista degli account, si seleziona l’account che si vuole eliminare, con tab, si sceglie il pulsante elimina e si preme invio. Si conferma la cancellazione e poi si chiude la finestra con alt più F4.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come confermare lettura e recapito di un messaggio.

Quando si invia la posta elettronica, e parlo di quella gratuita che usiamo tutti, si può aver bisogno di sapere se l’interlocutore ha ricevuto la nostra missiva, per essere certi che quanto volevamo comunicare sia andato a buon fine.

Inoltre, ci potremmo trovare nelle condizioni di dover mandare un allegato importante ed avere, quindi, l’esigenza di verificare se l’email arriva per tempo ed avere la possibilità di capire se è il caso di fare una telefonata per avvisare che il messaggio è stato inviato.

Per la posta certificata, quello che sto per spiegare di seguito avviene in automatico e lo gestisce direttamente il provider dei servizi di posta certificata, quindi, oltre ad essere una email che certifica chi l’ha inviata, il servizio avvisa anche quando la email è stata ricevuta e quando è stata aperta.

Per avere lo stesso servizio di avviso, dobbiamo essere noi ad impostare il messaggio prima di inviarlo, ma, purtroppo, se l’interlocutore non accetta di inviarci la segnalazione di avvenuta lettura, questo avviso non ci viene recapitato.

Però, se attiviamo oltre alla richiesta di conferma di lettura, anche la richiesta per la conferma di recapito, quest’ultima ci viene recapitata automaticamente dal server del provider del servizio di posta.

Anche se non sappiamo se poi l’interlocutore ha scaricato ed aperto il messaggio di posta, comunque, quando si tratta di cose importanti, è già qualcosa.

Ecco spiegato di seguito come si fanno queste due richieste con Microsoft Outlook.

Conferma di lettura:

Per richiedere la conferma di lettura, una volta terminato di scrivere il messaggio, quindi, prima di premere control più invio per spedire la nostra email, fare come segue:

1. premere alt per aprire i menu ribbon.

2. Premere due volte freccia sinistra, per essere certi di posizionare il cursore sulla barra dei menu, per capirci, dove leggiamo le varie etichette quali home tab, messaggio tab, inserisci tab, eccetera.

3. Con le frecce orizzontali, posizionarsi sulla etichetta Opzioni tab.

4. Premere freccia giù fino a sentire verifica sottomenu.

5. Premere freccia destra per entrare nel sottomenu.

6. Premere freccia giù fino a sentire richiedi conferma di lettura, casella di controllo non attivata.

7. Premere invio o barra spazio per attivare tale casella e chiudere contemporaneamente il menu.

8. Se si volesse controllare di aver attivato correttamente la casella di controllo, basta premere di nuovo il tasto alt.

9. Se si va a verificare che la casella è attivata, per chiudere il menu basta premere di nuovo il tasto alt.

10. Inviare il messaggio con control più invio.

Richiesta di recapito:

Per richiedere la conferma di recapito, una volta terminato di scrivere il messaggio, quindi, prima di premere control più invio per spedire la nostra email, fare come segue:

1. premere alt per aprire i menu ribbon.

2. Premere due volte freccia sinistra, per essere certi di posizionare il cursore sulla barra dei menu, per capirci, dove leggiamo le varie etichette quali home tab, messaggio tab, inserisci tab, eccetera.

3. Con le frecce orizzontali, posizionarsi sulla etichetta Opzioni tab.

4. Premere freccia giù fino a sentire verifica sottomenu.

5. Premere freccia destra per entrare nel sottomenu.

6. Premere freccia giù fino a sentire richiedi conferma di recapito, casella di controllo non attivata.

7. Premere invio o barra spazio per attivare tale casella e chiudere contemporaneamente il menu.

8. Se si volesse controllare di aver attivato correttamente la casella di controllo, basta premere di nuovo il tasto alt.

9. Se si va a verificare che la casella è attivata, per chiudere il menu basta premere di nuovo il tasto alt.

10. Inviare il messaggio con control più invio.

La differenza tra conferma di lettura e conferma di recapito è questa:

1. Con la richiesta di conferma di lettura, si richiede all’interlocutore di farci sapere che ha letto la nostra email. Però, se l’interlocutore non conferma di inviare la notifica, potreste anche non avere tale conferma.

2. La richiesta di recapito, diversamente è una conferma tecnica e funziona in questo modo:

– L’email parte dal nostro computer e viene presa in carico dal gestore di posta che stiamo usando. Per esempio, se stiamo inviando l’email con Alice, l’email viene presa in carico dal computer di Telecom che gestisce la nostra posta, sul sito http://www.telecom.it

– Il gestore della posta di Alice, consegna la nostra email al gestore della posta dell’interlocutore, per esempio, al computer del gestore di posta di Email.it sul sito http://www.email.it

– Il gestore di Email.it conferma a Telecom di aver ricevuto in carico l’email.

– Telecom ci invia una email con la quale ci avvisa che il messaggio di posta è stato consegnato al gestore di posta dell’interlocutore.

– Solo se l’interlocutore non si connette e non apre la sua posta, sarà difficile che non riceve questo messaggio.

In ogni caso, con la posta gratuita che usiamo, la sicurezza al cento per cento non ce la da nessuno.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come cancellare definitivamente una email spuria.

In qualsiasi programma di posta, a volte anche per ragioni non note, si possono verificare problemi di invio. Quello che può capitare più sovente e capita tante volte anche per colpa nostra, è il mancato invio per la presenza di una email spuria.

Quelle che io chiamo spurie, sono quelle email che, rimaste in posta in arrivo, non si possono ne inviare, ne cancellare. Se una di queste email ci impedisce di inviare la posta, dobbiamo eliminarla e si procede come spiegato di seguito.

Vai in posta in uscita.

Seleziona l’email con le frecce verticali.

Premi shift più control più V, comando per spostare l’email.

Si apre la lista delle cartelle, scegli con le frecce o con la lettera B, la cartella Bozze.

Premi invio.

Una volta che hai spostato l’email in bozze, ti sposti nella cartella bozze e la cancelli.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come aprire la rubrica.

La rubrica si può aprire da un messaggio aperto, oppure quando si sta scorrendo la lista dei messaggi in una cartella.

La rubrica si apre premendo shift più control più B.

Premendo tab una sola volta si va sulla lista dei contatti memorizzati. Se tale lista non viene visualizzata, premendo tab ripetutamente, si va su un campo dove viene letto Altre Colonne. Qui, si preme freccia su e si seleziona Solo Nome. Dopo aver selezionato Solo Nome, premendo tab, troviamo la lista dei nomi memorizzati in rubrica.

Con le frecce scorriamo la lista. Selezionato un nominativo, si può fare quanto segue:

1. Se abbiamo aperto la lista da un nuovo messaggio aperto, oppure quando stiamo rispondendo a qualcuno o stiamo inoltrando un messaggio, basta premere tab e troviamo tre pulsanti, A, CC e CCN. Premendo invio su uno di questi pulsanti, viene copiato nel campo scelto l’indirizzo selezionato. Se si desidera aggiungere altri indirizzi di posta, ripetere per tutti gli indirizzi che si vuole, fino al un massimo di 50, numero che fino a qualche tempo fa era di 99. Per chiudere la rubrica, premere tab fino al pulsante OK e premere invio. Attenzione, se non si conferma sul pulsante OK, gli indirizzi di posta non vengono inseriti nei campi scelti.

2. Se la rubrica è stata aperta mentre si sta scorrendo la lista dei messaggi di una cartella, quando siamo su un nominativo, premendo control più N, si apre un nuovo messaggio conl’indirizzo già copiato nel campo A.

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it

Come allegare in modo semplice uno o più file ad un messaggio di posta.

Per inserire uno o più allegati ad un messaggio di posta, utilizzando i comandi da menu si fa in questo modo:

1. Si apre un nuovo messaggio e si compila in ogni sua parte.

2. Si apre la barra dei menu con alt, si preme due volte freccia sinistra per essere certi di essere sulla barra dei menu.

3. Con freccia destra, si cerca il menu inserisci, si preme freccia giù, si preme freccia destra, siamo su allega file e premiamo invio.

4. Si apre gestione risorse, si cerca la cartella che contiene il file, si cerca il file da allegare e si preme invio. Il file è allegato al messaggio.

Si possono allegare anche più file, ma solo se è possibile selezionarli con shift e freccia giù, quindi, quando sono consecutivi.

Attenzione, possiamo anche allegare i file con una modalità diretta, come quella vista sopra per salvare gli allegati.

Si può fare come segue:

1. Stando all’interno della cartella che contiene i file da allegare, posizionarsi su un file oppure selezionare un gruppo di file.

2. Copiare con control più C.

3. Aprire la posta, oppure, portarsi nel programma di posta con alt più tab, se è già aperto.

4. Aprire un nuovo messaggio con control più N, rispondere ad un messaggio con control più R, oppure, inoltrare un messaggio con control più F.

5. Preparare il messaggio compilando tutti i campi.

6. Quando siamo nel campo corpo del messaggio, basta premere control più V, per incollare ed allegare il file o i file precedentemente salvati negli appunti di Windows con control più C.

7. Se si volesse controllare quanto allegato, basta posizionarsi ad inizio del testo del messaggio con control più home, premere shift più tab per portarsi sul campo allegati e, se non viene letto direttamente, con le frecce si possono leggere i nomi e le grandezze degli allegati.

Semplicissimo, no?

Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it