Come utilizzare il file PST di Outlook e backup dei messaggi.
Outlook memorizza quasi tutto nei file pst di ogni account e, se tutti gli account sono stati impostati con un unico file pst, avremo tutto nel file outlook.pst.
Basta cercare con il trova di Windows, premendo il tasto Windows e digitando *.pst. Windows ci mostra i file pst presenti sulla macchina. Premendo freccia destra quando siamo sul file che ci interessa, si apre un menu dal quale possiamo scegliere Vai al percorso del file e premiamo invio.
Premendo invio, ci troveremo nella cartella che contiene il file.
Questi file non sono altro che il backup di tutto quello che abbiamo impostato in Outlook compreso i messaggi che, al momento di copiare il file, sono presenti nelle varie cartelle del programma.
Per fare un backup, basta salvare in un disco esterno o su una pendrive questi file ogni tanto e siamo preservati da eventuali problemi se si verificasse un blocco o un errore del programma di posta, anche se abbiamo altri mezzi per ripristinare la nostra posta.
Si dice che è meglio prevenire che curare, quindi se ogni tanto salviamo questi file non facciamo male.
La cosa migliore è quella di farsi un backup automatico del file outlook.pst, ma per questa modalità dobbiamo trovare un software semplice da usare e che esegue questa copia in automatico con cadenza giornaliera o settimanale.
Dall’esperienza fatto con Outlook, ecco di seguito un po’ di consigli pratici che consentono di non avere timori nell’utilizzo di questo mailer di posta professionale, predisponendo delle azioni che ci preservano da sorprese.
Esportazione ed importazione semplice dei messaggi di posta, ovviamente, quando si tratta di email importanti.
Esportazione.
Se si ha bisogno di esportare i messaggi di posta elettronica, lo si può fare con la normale procedura di salva con nome, ma si fa molto più semplicemente con un copia ed incolla.
Se, per esempio, abbiamo un messaggio in cartella in arrivo che vogliamo conservare in una cartella apposita che abbiamo nella cartella documenti, faremo come segue:
1. Ci posizioniamo sul messaggio e premiamo control più C, per copiare il messaggio negli appunti di Windows.
2. Premiamo Windows più M, per andare al desktop.
3. Entriamo nella cartella documenti e poi nella cartella dove desideriamo archiviare il messaggio.
4. Premiamo control più V, per incollare.
5. Il messaggio viene salvato con estensione MSG.
6. in futuro, se dall’archivio selezioniamo uno di questi messaggi archiviati, e premiamo invio, si apre Microsoft Outlook e leggiamo il messaggio di posta come quando siamo nel mailer di posta.
Importazione.
Avendo i messaggi salvati nel modo descritto sopra, possiamo importarli in qualsiasi momento all’interno di una qualsiasi cartella di Microsoft Outlook, facendo la procedura inversa. In pratica, si seleziona il file MSG e si copia con control più C. Si apre Microsoft Outlook, si entra nella cartella dove importare il messaggio e si preme control più V.
Nunziante Esposito, nunziante.esposito@uici.it
